ERP 達人專欄

作者頭像作者|France

薪事知多少?

關鍵字:ERP、員工薪資單、電子薪資單、薪資保密、個資保護、薪資轉帳、人事考勤、薪資管理、人力資源管理

各式各樣的品牌在我們生活中圍繞著,如餐廳、飯店、飲料專賣店、KTV 等等,不同連鎖企業的一一崛起,分佈在台灣北、中、南、甚至東部等各縣市,有些企業甚至跨到海外各地。而這些企業集團,該如何有效率發放各分店之薪資呢?又該如何達到薪資保密機制呢?如何才能節省企業之成本?相信資通電腦 ArgoERP 企業資源規劃系統可以提供企業一個最佳的選擇與解答。

簡單來說,若一家連鎖鞋店在台北、台中、高雄總共經營了 5 家分店,員工約 100 人,可將 5 家分店在部門組織下編列成 5 個部門,歸屬在總公司底下,員工薪資統一由總公司發放,如此可減省人力成本,又達到薪資保密機制。

但傷腦筋的是員工薪資單,該如何提供給員工呢?電子薪資單將是最好的應變之道。

範例:Argo 連鎖鞋店 5 家分店

  1. 部門編碼:A00000、A01001、A01002、A01003、A02001、A03001。
  2. 帳號 U00001、U00002、U01001、U01002、U01003、U02001、U03001 部門權限設定。
  3. 帳號 U00002 薪資權限設定可查詢作業。
  4. 由 U00002 發放各分店薪資(可使用電子薪資單)。
A00000-總公司
人事U00001、薪資U00002
A01001
人事U01001
A02001
人事U02001
A03001
人事U03001
A01002
人事U01002
A01003
人事U01003

如果這企業的分店擴展到 10 個分店,員工達到 1000 人以上時,這時不再是統一由總公司發放可解決的。若這 10 家分店分散在台北、台中、台南、高雄等區,我們可將組織編列北區、中區、南區 3 個部門,再將 10 個分店編列 10 個部門,一一歸屬各區,現在不只薪資需保密,連個資也需要保密。

所以部門權限設定、薪資權限設定是重要的一環,各分店處理人事、考勤與薪資可由各分店不同人員處理,您不用擔心處理人事員工可以看到員工薪資,也不用擔心各分店員工資訊互相交流,而總公司依然有權限可管理這些資訊。

若各家分店之薪資轉帳所配合的銀行不相同,這就是非部門權限設定可解決的,需要的是,多元的參數設定來符合各家銀行媒體格式,所以能參數設定也是重要的一環。

範例:Argo 連鎖鞋店 10 家分店

  1. 部門編碼:A00000、A01000、A02000、A03000…。
  2. 帳號U00001、U00002、U01001、U01002、U02001、U02002、U03001、U03002、U01001~U01005、U02001~U02003、U03001~U03002 部門權限設定。
  3. 帳號 U00002、U01002、U02002、U03002 薪資權限設定可查詢作業。
  4. 由 U01002、U02002、U03002 發放各分店薪資(可使用電子薪資單)。
A00000-總公司
人事U00001、薪資U00002
A01000-北區
人事U01001
薪資U01002
A02000-中區
人事U02001
薪資U02002
A03000-南區
人事U03001
薪資U03002
A01001
人事U01001
A02001
人事U02001
A03001
人事U03001
A01002
人事U01002
A02002
人事U02002
A03002
人事U03002
A01003
人事U01003
A02003
人事U02003
A01004
人事U01004
A01005
人事U01005

員工的帳單、保險樣樣來,員工或許需要 2 個帳戶來管理這些需求,將薪資依固定比率或定額分別匯入員工的 2 個銀行帳戶,這樣就可以節省時間管理這瑣碎事務。

範例:

員工羅密歐提供 A 銀行及 B 銀行帳戶,薪資 NT$30,000 元。

  1. A 銀行帳戶:設定 80%
  2. B 銀行帳戶:設定 20%

薪資轉帳時,A 銀行帳戶轉入金額為NT$30,000*0.8= NT$24,000元,B 銀行帳戶轉入金額為NT$30,000*0.2= NT$6,000 元。

若員工沒有帳戶時,也可依現金發放方式提領薪資,甚至可部分帳戶發放、部分現金發放。

範例:

員工茱麗葉提供 A 銀行,薪資 NT$30,000 元。

  1. A 銀行帳戶:設定定額 NT$25,000
  2. 現金

薪資轉帳時,A 銀行帳戶轉入金額為 NT$25,000,現金發放NT$5,000。

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