技術交流

淺談資訊系統導入之「專案管理」

黃志光 黃志光

資訊系統的導入專案,例如PLM、ERP、MES、CRM、SCM、BPM…等,常常是資訊服務業者及客戶難忘的傷痛,發散的需求、曠日廢時的討論、日夜折磨的程式開發、勞師動眾的大規模測試、還有難以改變的使用者習慣、永遠解不完的Bug,於是就演變成了不知何時能結的專案。

由於專案管理是一個複雜的項目,包括了整合(Integration)管理、範疇(Scope)管理、時間(Time)管理、成本(Cost)管理、品質(Quality)管理、人力資源(Human)管理、溝通(Communications)管理、風險(Risk)管理、採購(Procurement)管理等,每一個面向都需要深入瞭解才能兼顧。專案管理是如此的困難,就難怪專案經理(PM, Project Manager)身為專案成敗的負責人,是如此難當及壓力沈重了。

但個人認為,專案管理的管理技術複雜難學,畢竟是有辦法學的,經驗的累積也不是一朝一夕,真正在剎那間可以改善,並影響專案成敗的關鍵,卻在於專案經理人的觀念,也可以說觀念決定了這一切。當然,專案經理必定是雙方各有一位,也都各自影響了專案的成敗,所以不論您是客戶的PM,還是資服業者的PM,都必須具備有良好的PM觀念,才能執行好一個高難度的資訊導入專案。

到底有哪些觀念是如此重要呢?

專案導向

  • 成約時所規範下來的,是雙方無可奈何的限制。
  • 專案必須考量人力、時間、成本、可行性、長遠性、維護性、系統整體性…
  • 客戶不能一昧要求功能之完美,忽略了追求完美之下所必須付出的時間、人力、成本、系統架構…等等。
  • 資服廠商不能一昧要求時程,也必須兼顧客戶的發展及使用者的感覺。

一切平等

  • 不論您是客戶還是資服廠商,彼此都是平等的,沒有誰是老大,一定要聽誰的,大家都是為了完成同一個專案而努力。
  • PM與專案成員(Team Member)都是平等的,不論是工程師(Engineer)還是系統使用者(User),每個人發現的問題都必須開誠布公地提出討論,再交由負責的人員角色處理。
  • 各司其職、相互尊重。

不卑不亢

  • 既不矮人一截,也沒高人一等。
  • 說話溝通謙沖有禮,應對進退有所依據。
  • 能適時理直氣壯的申訴,也敢勇於道歉請求原諒疏失。

誠實以對

實話實說、絕不欺騙。各項問題之提出有其時機,可以暫時不提以待時機,但絕不說謊。

服務精神

生以服務為目的。服務是快樂的,是個人的價值所在。

執行時的作法

  • 不斷地自我肯定。
  • 信任 vs. 關心。
  • 建立團隊向心力。
  • 尊重專業,協調出要求共識,但不要求作法。
  • 客戶及業者彼此需掌握分工,並敢於要求。
  • 全盤計畫、心裡有數。
  • 不斷回顧、不斷確認,保持彼此共識,並不斷清除障礙、已完成之事項、Scope外之事務…等。
  • 著眼階段性目標,活在當下。
  • 記錄、文件。

當然,每一項都是千言萬語,每一條都可提出與大家討論,如果有興趣的,也歡迎各位先進來信或來電,共同研討精進。