本月焦點

節能減碳由BPM 做起 打通流程的任督二脈

鄭銘輝 鄭銘輝

BPM 是什麼?

從事BPM導入以來,我最怕客戶問我什麼是BPM,與Workflow 有什麼不同? BPM 是不是Workflow + EAI ,或者是不是Workflow + WebService?這些答案很明顯的要回答不是,但是下一個問題就變成了那BPM 是什麼?這個問題的答案並不容易以簡單的幾句話來回答,這時只好把國外專家的答案拿出來:

BPM is a IT-enabled management discipline, development rules that requires organizations to shift to process-centric thinking, and reduce reliance on traditional and functional structure.

不說還好,一說完更模糊了!

如果在Google 上搜尋「什麼是BPM?」,可以找到一大堆答案,不過看完以後呢?還是無法很簡單的說明到底BPM是什麼?

最近在教我兒子自然科時看到一句話,風向等於風吹來的方向,東邊吹來叫東風、西邊吹來叫西風,可是換個問法:旗子吹向東邊,是吹什麼風?就攪混了。 突然讓我想到BPM (企業流程管理) 那就是企業流程的管理,BPMS (企業流程管理系統) 就是管理企業流程的系統,多麼簡單呀!為什麼以前我們無法用這麼簡單的一句話來說明呢?原因是我們都陷入了技術的迷思,一談到BPM (企業流程管理) ,就想到BPMS (企業流程管理系統),就想到電子表單、Workflow、 WebService、 XML、Wfmc …。

其實如果拋開技術不談,回歸到企業流程本身,在一個企業流程中有兩個要件:資料流與作業流,一張客戶訂單由接單一直到生產、出貨收款、不論是書面資料或是輸入電腦的資料都可稱為資料流,至於這些資料傳遞的過程可能一張訂單分成兩批出貨,或者寫錯了退回去更正,這些過程就是所謂的作業流,而企業流程運作的最終的目的就是要創造利潤,這也是流程管理的目的,因此一個企業的流程管理系統就是為了要管理企業的流程,所以不管名稱叫BPM、Workflow或EAI ,只要能實現企業流程管理的目的,也就是能管理流程中的資訊流與作業流,以達成企業創造利潤的目的,就是一個好的企業流程管理平台。

因此我們可以用一個簡單的公式:
BPM = 作業流 + 資料流 + 管理

由上述的公式,眼尖的讀者應該不難發現一點,以往我們所討論的BPM不論是電子表單、EAI(Enterprise Application Integration)都集中在資料流的部份,原因是要作到作業流的彈性並不容易,以往我們看到國外的BPM相關產品都集中在作業流中屬於自動化的流程,也就是EAI的部份,往往無法滿足國內複雜的人工審核流程,國內的產品多集中在作業流中屬於人工流程的部份,再配合簡易的電子表單,很容易就能達到表單電子化,但是只能作到單一表單或多表單循續的流程,一旦面對複雜的流程就束手無策,因此就產生了單一表單叫Workflow,多表單就叫BPM這樣似是而非的說法,其實這個說法還是只作到了上述所謂的資料流的管理。

在一個企業中什麼叫作一個流程?從一張客戶訂單由接單一直到生產、出貨、收款可以看作一個流程,也可以將訂單的接單、生產、出貨、收款,視為獨立的流程,而一張訂單可能由多批生產、多次收款的流程組合而成,因此一個流程的範疇,可依企業管理的需要來定義,在這個過程中我們可以看到,資訊流與作業流是跨不同的領域,因此一個良好的BPM平台要能夠完整的實現這個作業,讓流程規劃的思考不再受限於資訊科技,而是回歸到怎麼做才是正確的作法。

流程平台的需求

過去BPM多關注在資料流的問題如表單電子化,主要是因為受限於工具的特性, 一個良好的BPM平台在資訊流與作業流應具備的條件,我們可以分為幾個方向來討論。

  • 表單只是資訊的呈現,換句話說資料不能依附在表單上,表單才能有最大的彈性,最佳的表單工具是網頁的語言如Asp.net 、JSP…其擁有最高的彈性。
  • 流程與表單要分離,也就是流程修改無需調整表單,表單的修改無需調整流程。
  • 人工的流程(表單審核)與自動化的執行步驟應該要分離,也就是一個流程可以皆由人工的步驟組成,亦可皆由自動化的步驟組成,或是人工與系統混合。
  • 流程無需編譯就能執行,且能動態的引用其它的流程當作自己的子流程,如此流程大小的範圍就能視需要控制組合,換句話說,一個大流程可以包括許多子流程,這些子流程可以單獨存在或依附在主流程之下。
  • 流程中各步驟執行的條件與次數應能動態的判斷,以符合現實作業的需求。

打通流程的任督二脈

AgilePoint 正是符合這樣定義的一個BPM 平台,它的流程定義是採用無需編譯的XML 描述語言,因此可以擴展流程的範圍,不在侷限於電子表單的傳遞,也可以整合應用系統,甚至動態的流程分割合併,讓企業對流程管理平台的需求,回歸到企業流程需求的本身,讓流程的應用範圍更為寬廣,例如以往資產盤點多由財產管理人列印出紙本,再逐一清查,如果配合流程的應用可改成由系統自動檢核需要清點的資產,每一個財產保管人啟動一個盤點流程,不僅可節省紙本的列印,亦可節省例行作業的人力,讓人力資源更有效率的應用。

如果簡單地說,減化資訊流的目的在於節能減碳,那麼作業流管理目的就在於打通流程的任督二脈,當任督二脈打通了以後,流程的管理就能不再以技術為出發點思考,而是以實際作業流程的需要,來規劃流程的範疇,讓企業流程管理系統回歸到管理企業流程的目的。