節能減碳由BPM 做起 打通流程的任督二脈
BPM 是什麼？
從事BPM導入以來，我最怕客戶問我什麼是BPM，與Workflow 有什麼不同？ BPM 是不是Workflow + EAI ，或者是不是Workflow + WebService？這些答案很明顯的要回答不是，但是下一個問題就變成了那BPM 是什麼？這個問題的答案並不容易以簡單的幾句話來回答，這時只好把國外專家的答案拿出來：
BPM is a IT-enabled management discipline, development rules that requires organizations to shift to process-centric thinking, and reduce reliance on traditional and functional structure.
不說還好，一說完更模糊了！
如果在Google 上搜尋「什麼是BPM？」，可以找到一大堆答案，不過看完以後呢？還是無法很簡單的說明到底BPM是什麼？
最近在教我兒子自然科時看到一句話，風向等於風吹來的方向，東邊吹來叫東風、西邊吹來叫西風，可是換個問法：旗子吹向東邊，是吹什麼風？就攪混了。 突然讓我想到BPM (企業流程管理) 那就是企業流程的管理，BPMS (企業流程管理系統) 就是管理企業流程的系統，多麼簡單呀！為什麼以前我們無法用這麼簡單的一句話來說明呢？原因是我們都陷入了技術的迷思，一談到BPM (企業流程管理) ，就想到BPMS (企業流程管理系統)，就想到電子表單、Workflow、 WebService、 XML、Wfmc …。
其實如果拋開技術不談，回歸到企業流程本身，在一個企業流程中有兩個要件：資料流與作業流，一張客戶訂單由接單一直到生產、出貨收款、不論是書面資料或是輸入電腦的資料都可稱為資料流，至於這些資料傳遞的過程可能一張訂單分成兩批出貨，或者寫錯了退回去更正，這些過程就是所謂的作業流，而企業流程運作的最終的目的就是要創造利潤，這也是流程管理的目的，因此一個企業的流程管理系統就是為了要管理企業的流程，所以不管名稱叫BPM、Workflow或EAI ，只要能實現企業流程管理的目的，也就是能管理流程中的資訊流與作業流，以達成企業創造利潤的目的，就是一個好的企業流程管理平台。
因此我們可以用一個簡單的公式：
BPM = 作業流 + 資料流 + 管理
由上述的公式，眼尖的讀者應該不難發現一點，以往我們所討論的BPM不論是電子表單、EAI(Enterprise Application Integration)都集中在資料流的部份，原因是要作到作業流的彈性並不容易，以往我們看到國外的BPM相關產品都集中在作業流中屬於自動化的流程，也就是EAI的部份，往往無法滿足國內複雜的人工審核流程，國內的產品多集中在作業流中屬於人工流程的部份，再配合簡易的電子表單，很容易就能達到表單電子化，但是只能作到單一表單或多表單循續的流程，一旦面對複雜的流程就束手無策，因此就產生了單一表單叫Workflow，多表單就叫BPM這樣似是而非的說法，其實這個說法還是只作到了上述所謂的資料流的管理。
在一個企業中什麼叫作一個流程？從一張客戶訂單由接單一直到生產、出貨、收款可以看作一個流程，也可以將訂單的接單、生產、出貨、收款，視為獨立的流程，而一張訂單可能由多批生產、多次收款的流程組合而成，因此一個流程的範疇，可依企業管理的需要來定義，在這個過程中我們可以看到，資訊流與作業流是跨不同的領域，因此一個良好的BPM平台要能夠完整的實現這個作業，讓流程規劃的思考不再受限於資訊科技，而是回歸到怎麼做才是正確的作法。
流程平台的需求
過去BPM多關注在資料流的問題如表單電子化，主要是因為受限於工具的特性， 一個良好的BPM平台在資訊流與作業流應具備的條件，我們可以分為幾個方向來討論。
- 表單只是資訊的呈現，換句話說資料不能依附在表單上，表單才能有最大的彈性，最佳的表單工具是網頁的語言如Asp.net 、JSP…其擁有最高的彈性。
- 流程與表單要分離，也就是流程修改無需調整表單，表單的修改無需調整流程。
- 人工的流程(表單審核)與自動化的執行步驟應該要分離，也就是一個流程可以皆由人工的步驟組成，亦可皆由自動化的步驟組成，或是人工與系統混合。
- 流程無需編譯就能執行，且能動態的引用其它的流程當作自己的子流程，如此流程大小的範圍就能視需要控制組合，換句話說，一個大流程可以包括許多子流程，這些子流程可以單獨存在或依附在主流程之下。
- 流程中各步驟執行的條件與次數應能動態的判斷，以符合現實作業的需求。
打通流程的任督二脈
AgilePoint 正是符合這樣定義的一個BPM 平台，它的流程定義是採用無需編譯的XML 描述語言，因此可以擴展流程的範圍，不在侷限於電子表單的傳遞，也可以整合應用系統，甚至動態的流程分割合併，讓企業對流程管理平台的需求，回歸到企業流程需求的本身，讓流程的應用範圍更為寬廣，例如以往資產盤點多由財產管理人列印出紙本，再逐一清查，如果配合流程的應用可改成由系統自動檢核需要清點的資產，每一個財產保管人啟動一個盤點流程，不僅可節省紙本的列印，亦可節省例行作業的人力，讓人力資源更有效率的應用。
如果簡單地說，減化資訊流的目的在於節能減碳，那麼作業流管理目的就在於打通流程的任督二脈，當任督二脈打通了以後，流程的管理就能不再以技術為出發點思考，而是以實際作業流程的需要，來規劃流程的範疇，讓企業流程管理系統回歸到管理企業流程的目的。
