ERP 達人

企業的執行力展現 - 流程再造與管理

Dr. ERP Dr. ERP

近年來BPM (Business Process Management)在企業管理與IT管理似乎成了一個顯學,它真是下個killer application?或只是另一個曇花一現的管理學?抑或是資訊產業的時髦名詞?

BPM會成為目前企業應用系統的主流產品,當然是資訊技術的進步:如網路的成熟、開放式架構SOA的形成等等,這些不是我們這篇文章所要討論的主題;而我們從企業需求的本質來探討,企業的成功,執行力的貫徹絕對是決勝的關鍵,那麼企業流程管理(BPM)又可以產生怎樣的作用呢?

上一波的killer application:ERP系統經過長時間的演化,大家已較能務實地認知它的本質,成為企業經營的必要基礎架構。我們都知道要能成功導入ERP系統的成功步驟,就是要先釐清企業的現有內部流程,經過優化(或是所謂的BPR),建立標準企業作業SOP,找出企業的特殊核心作業流程,套用ERP系統功能,並保留因應企業成長及變革的彈性。這些步驟是企業的致勝的目標,當然也是導入ERP、BPM系統的目標,那麼這兩樣產品的差別是什麼呢?

ERP系統除了增加作業的自動化以外,更重要的功能是建立企業符合內控內稽的作業流程機制,例如:存貨與帳款一致、應收帳款必需收款沖銷、付款不可超出帳款等等;所以資訊即時反應、流程嚴謹的管制點這些都是導入ERP所能達到的功能,但是傳統的ERP的作業方式是屬於被動式的,作業者必須進入系統才知道ERP的流程進度,例如:必須隨時進入系統查詢後,才知道貨已備齊,可以出貨,或是帳款日期超過,必須催帳;ERP雖然可以嚴謹的控管,卻是人需遷就系統,所以如果人為因素無法確實遵守ERP系統的作業,則是無法發揮系統的應有效益,這也是許多導入ERP無法成功的原因;BPM的重要功用就是可以將作業流程整合並主動的進行通知及控管作業流程。

如何搭配整合BPM與ERP系統

我們從一個初期流程管理應用的例子來看,ERP與流程管理系統是各自獨立的,員工的請假申請及主管簽核在紙上作業是很費時的,所以導入workflow系統最常就是從請假申請簽核開始,設計一張請假的表單及簽核的流程是很容易的,但是常見的問題是員工申請後經過主管們簽核同意後,還要手動輸入HR系統中,這時候才發現該員工的年度特休已超過,結果所有的申請及簽核流程都是白費。後來才會慢慢進化兩者之間使用專屬的API做即時資料交換,將兩者結合成一體,但是整合及維護的成本還是相當高的;直到現在開放系統架構的成熟,利用web service的機制可以輕易的將ERP與BPM系統整合,並有彈性隨時因應企業的變革,可以讓BPM在ERP建構的基礎上,將企業流程的執行效益發揮到最大。