產品特寫

產品及專案導入的變更管理

曾文光 曾文光

資通電腦在產品及專案導入過程中,需求變更是風險管理因子中,影響相當重大的變數,我們將說明如何實施變更管理將專案風險降到最低。

變更管理之執行

開發建置時期之需求變更,是專案進行中經常發生的情況,在需求分析完成並簡報後,當有需求變更時,通常會對專案的品質及時程有重大影響,甚而影響專案成敗。

因此在經過需求訪談分析並確認之後,需求內容便不得任意變更。若有任何變更時,須先由使用者代表與專案經理先行開會討論與協商,確認其必要性,決議需求變更的執行方式,若變更需求仍存在,由使用者代表申請並提出需求變更單,經由雙方專案經理同議後交付需求變更處理流程執行。

一般在接到需求變更通知書後會立即評估該項需求對系統的影響,及修改該項需求所需要的資源及人力,提出是否有替代方案及對應解決方法,但若屬重大變更影響架構或時程等問題時,仍須由專案決策委員會同意方可生效。專案需求變更流程如下:

需求變更流程

在專案成立後,建構管理建議採用「變更控管機制」執行需求變更事宜。而基本上,專案執行期間的變更事項可區分為兩大類:

建構基準變更

以下幾種變更屬於建構基準變更,需列入風險管理考量,因為將影響專案時程與成本增減,故須經雙方專案負責人協商同意後始進行變更作業:

  • 變更將影響專案時程
  • 變更將影響專案成本的增加
  • 變更將需要額外之人力
  • 變更將嚴重影響系統執行速度

一般性變更

可確認不影響專案時程及成本的變更則逕行發出通知並進行變更作業;假如無法確認則由專案經理召集相關人員討論,經決議後始能進行變更作業。

變更管理在大型產品或專案執行中是不可避免的風險管理要件之一,且會在不同的執行階段發生,尤其在需求不明確所衍生出的功能性變更,有時更會嚴重影響整個專案的進度與成本,所以落實變更管理,才能有效避免專案執行風險。