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企業財會很需要:用財報自編工具,加速財報編製

Ada Wang Ada Wang

針對財報自編的需求,資通電腦提供 CaseWare Working Papers 以及 CONVERGE 兩種企業可考慮使用的輔助軟體。使用 CaseWare Working Papers 的目的主要為財會人員產出合規之財報,簡化並加速財會人員透過文書資料軟體 EXCEL 與 WORD 製作財報的繁複過程;而 CONVERGE 則是提供企業一個完備的電子資料交換空間,取代以往 USB 或 Email 交換檔案的方式並達到跟催與紀錄覆核的效果。

財報編製新利器:CaseWare Working Papers

以傳統的方式進行財報編製時,執行人員無可避免地需處理因 WORD 與 EXCEL 交互使用所造成的跑版、數值格線無法對齊,或是因操作大量資料勾稽、檔案過載所造成不停當機與延遲開啟等拖延編製過程的問題,種種不便無怪乎企業與財會人員將編製財報視為畏途。

而 CaseWare Working Papers 則可視為一個專屬審計與會計人員專用的報告編輯平台,使用的方式結合了 WORD 與 EXCEL 的功能,讓你在完成專案資料串接設定後,便可進行一站式報表編製。除整合多方資料達到實時協同合作外,還能執行線上預覽報表、格式鎖定、資料前推(roll-forward)並產出 iXBRL 報表。其中最實用的功能莫過於資料勾稽,以串接設定確保不同資料一致性,避免數值調整時可能發生的資料誤植。

最後,當所有財報確認編製完成,還可透過 CaseWare Working Papers 自動產出合規的 iXBRL,從此擺脫手動剪貼的製表過程,避免人工重覆操作所造成的疏失。

搭載 CONVERGE 平台,留存覆核軌跡並強化資料交換效率

不過在財報自編過程中,尤其對較具規模、有子公司、分公司或多部門的組織而言,困擾執行者的首要任務並非編製報表本身,而是在資料備置過程中,如何於預定時間內自不同部門獲取正確版本。現實中主責單位難以掌握相關單位繳交查核資料的時間與版本,承辦人員不但必須時刻多方跟催,還需確保透過 Email 所收取的資料為最新版本,否則勢必發生因漏失正確資料而造成後續使用錯誤資料而衍生出的相關問題。

CONVERGE 作為企業內部資料交換平台,便是協助企業排除以上障礙而生。

企業內部人員可先透過 CONVERGE 定義各角色,包括指定需繳交查核資料的人員、核決資料的擔案人員,以及針對財報進行最終覆核的主管等等。完成人員職責設定後,系統會自動發信通知該員進入指定的路徑放置或取得檔案以執行指派的工作。同時平台內建檔案版本控管功能,讓使用者對版本一目瞭然,不再需要去翻遍信箱確認是否為最新版本,相信可大幅減少重工的時間。

當預定上傳時間截止時,具授權的執行人員一方面可透過 CONVERGE 這個電子資料空間直接取得該季查核資料與工作底稿;一方面由於 CONVERGE 已將各單位繳交資料的現況視覺化,執行人員只要於首頁儀表板(Dashboard)即可掌握即時催繳狀況。同時配合主管機關政令要求,CONVERGE 也特別設置了線上覆核軌跡留存的功能。除了覆核人員可在系統上留下覆核意見外,系統也同步紀錄所有覆核軌跡方便稽核查驗所用,企業將不再需要另行備置厚重的紙本資料,只需列印覆核紀錄便能提供證明。

綜合以上展演的功能,相信 CaseWare 與 CONVERGE 這兩項工具能夠自不同面向有效解決企業財報自編的痛點,提升企業財報編製的效率外,也同步降低出錯的可能性。