本月焦點

資訊部門導入MES系統前的準備工作 Part I

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綜論資訊部門在MES系統導入前需要準備的工作,主要有下列五大步驟,並一一說明。

  • 企業內部資訊收集
  • RFP文件撰寫
  • 廠商及產品的初步評估
  • 評選方式
  • 採購程序

企業內部資訊收集

收集企業內部資訊是資訊部門開始準備導入MES系統的第一個重要步驟。完整收集企業內部各項資訊,可幫助後續準備工作及未來導入MES專案的順利推展。

企業主的期望

企業主為何要導入系統?是因為了解其必要性,還是只因為工廠就需要MES系統?企業主對於系統的導入,期望可以解決哪些問題,提升什麼效果?或者幫助企業達成哪些目標?甚至連企業主心目中的預算是在什麼地方等等,這些都是資訊部門在導入之前必須去揣摩了解的。沒有符合企業高層需要及他們的認同、支持,再多的努力也是惘然。

反之,若這個導入專案是由資訊部門或生產單位所發起的,那就必須列出導入系統的效益說服企業主,使其轉化為企業主對導入系統的期望,爭取預算及支持。

系統導入資源評估

資源評估可區分為預算、人力設備、時間

  • 預算:企業對於導入系統,因企業資本、規模及產業特性而有不同的預算考量;因此,先了解導入系統預算多寡,是一個重要的基本工作。
  • 人力及設備:企業內部人力資源的投入,是專案成功的一大關鍵,因此人力資源評估主要分為兩大項目;一為使用者部門在後續的需求訪談時是否會影響工作,能有多少時間投入專案?同時也必須考量生產淡、旺季的問題;另一則為資訊部門在系統導入時的全程參與及導入後的維護能力。設備的評估則是在於目前企業內設備的質與量是否足夠。
  • 時間:導入系統的整個時程評估;企業的內部環境,外在因素都會影響整個系統導入的時程;因此必須依據需求的急迫性,最大效益的時間點等因素來預估專案時程及上線時間。

使用者的需求

初步了解使用者的需求有哪些,是導入前的一項必要工作。很多時候企業會認為專案開始後,顧問來訪談時,再提出內部需求就可以導入系統;卻忽略了導入之前,初步了解企業內部自我的需求,也是一項重要的工作。

事先收集了解生管、製造、品管、研發及會計等部門的需求,不僅可以幫助後續挑選合適廠商及導入產品,同時也能讓導入專案開始後的各項預算及資源評估更為正確;當然更可以讓廠商有所準備,提供可行的解決方案,以確保所選擇的廠商未來有能力完成專案。

取得內部共識

導入系統對於企業本身,是一個重大改變;這個改變,可能會影響到不同層面的工作,甚至於會影響到原本生產製造的流程;因此,內部多少都會有反對的聲音存在。預先收集相關反對的原因,或者預先說服反對者,取得對導入系統的共識,對於後續專案輔導及上線,會是一個重要且必要的工作。

RFP文件撰寫

完成企業內部資訊收集後,接下來的工作便是著手撰寫RFP(Request For Proposal)文件。RFP文件的意義在於企業向廠商以文件方式提出需求,要求廠商對於其中的需求,提出建議解決方案之建議書。以下簡單列出常見在RFP中具備的項目及撰寫的內容。

  • 定義專案的名稱。
  • 簡介企業相關資訊;如現行作業、系統、設備等。另可簡述專案之背景、起因及現況等。
  • 企業聯絡方式及聯絡人資料。
  • 明確定義、條列專案需要完成的目標。
  • 條列出專案範圍有哪些,需要完成的功能項目,包含或不包含的項目;另外亦需要定義此專案涵蓋的廠區、軟硬體的架構等。
  • 專案起始日期及結束日期,或需要於多少時間內完成。
  • 定義廠商的建議書、專案計畫書格式及內容規範。
  • 廠商所需具備的條件、要提供的售後服務、品質要求等。

RFP文件對內可以協助各單位自我了解需求及取得一致的共識,對外則可以讓廠商正確的評估專案範圍、價格、需耗用的資源、時程等。因此做出一份有意義的RFP文件是向專案成功邁進一大步。

下一期將有更精彩的內容報導,敬請期待。