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企業流程管理新思維:BPM下一代資訊技術發展的藍圖

鄭銘輝 鄭銘輝

企業為什麼需要BPM

在資訊化時代競爭日益激烈的環境下,組織需要業務更為靈活,從而使他們以一種不受自身IT系統所限制的方式,對客戶和市場需求變化做出即時反應並且利用這些變化。因此資訊系統應該像變色龍一樣隨時隨地適應企業新環境、新模式,而不是讓企業因為資訊系統的反應不及而拖慢進步的腳步。

企業經營的目標不外乎是

  • 增加營收
  • 降低成本
  • 提升客戶滿意度

而要達到這個目標,可以透過下列的手段達成

  • 針對新產品開發專案有效地管理
  • 縮短新品上市及量產時間 (TTM)
  • 提升工作效率
  • 研發成果(文件/資訊)的傳承及安全地管理機制
  • 良率的提升
  • 供應商管理與資訊的交換
  • 資訊的整合
企業經營
企業經營的目標與手段

我們可以發現在達成企業目標,最重要的關鍵因素在於企業的流程,因此IT技術上的重點在於如何以IT的技術協助企業管理自身的流程。

一個強大的流程引擎,視覺化的流程設計介面,與使用Web Service為基礎的架構,讓企業可以在不斷變化和動態的市場上保持靈活和敏銳,是達成這個目標的不二法門。

下一代的IT藍圖

We can now promise a new system in days or weeks instead of months.
By assembling reusable IT assets into a workflow or a process-based (e.g. SOA) application …
says John Studdard, CIO of Lydian Trust (May 2005)

在BPM的相關精神上最重要的一點是組合與重複利用,因為元件可以重複利用及以組合的方式建構流程,讓流程的開發不在只是IT的工作,Business User 也可以參與。

如何讓規劃早日實現,一直是個重要的課題

對CEO而言,常常會因為市場的變化,要將一些想法或規劃付之實行,傳統的開發方式因為開發的困難度高,因此常常有一個想法付諸執行,需要幾個月甚至幾年的時間才能完成,等到系統完成或在開發中後,市場上又有了新的變化,因此系統為尚未開發完成又需要調整需求,重新修改,對BPM的系統而言流程的開發因為可以分階段、分元件因此可以很快速的導入一部份的功能,再作後續的開發。

就以某大企業為例,其CEO要求兩周內開發一個業務報價的功能,以往的開發所有的功能都需要寫在程式碼中,因此需要對整個功能作很詳細的分析,例如報價與定價間差異核准的層級、報價的分類(不同產品需要不同的核決流程)...等問題都需要在SA階段就需要釐清,才能進行架構的設計,但以BPM的概念開發只要先作報價的計算,系統就可以先上線,至於折扣或產品類別的處理流程差異,都可以以元件化的方式,逐步補強。

如何以技術實現企業目標,快速回應市場需求

對一個CIO而言,如何以技術協助達成企業目標、快速回應市場需求,一直是一個很大的困擾,以往因為軟體開發技術的限制,企業內部的IT人員為了因應使用者的需求,大多數的時間都花在已建置完成系統的維運工作上,因此如何重複利用已經完成的元件,組合成新的流程變成一個最重要的課題。

現今是一個競爭的時代,如何更快速的調整既有的系統去反應外在環境的改變,也正是BPM 所要解決的問題,因為以往受限於IT技術,系統與系統間不是沒有整合就是以API或檔案、資料庫的方式整合,因此系統與系統間是以矩陣的方式在整合,只要其中一個系統改變,往往相關的系統都必需要調整。

BPM 採用元件化的方式整合,當其中一個元件修改,只要調整相關的元件即可,因此可大幅降低系統的複雜度與困難度。

企業活力化與快速創新,增進企業的成果

以往系統與企業流程的執行是分開的,因此除了第一次系統開發完成此時的文件可能與企業的作業流程一致外,後續系統的修改往往忘記要修改相關的文件,因而造成企業內部大家只知道自己前一步或下一步的流程,整個企業內部沒有人或僅有少數人員知道完整的作業流程,因為BPM系統強調的是一致性的整合,自流程規劃一直到流程的執行,所有人都是看到相同的流程圖,規劃與執行的一致性。

一個良好的企業流程管理系統可以提升企業內部所有人員的職能,可以企業活力化與快速創新增進企業的成果。