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GIB 系統實施心得

葛曉偉 葛曉偉
Tags:GIB

在資訊系統實施、導入的過程中,經常會出現專案無法按時結案情況。針對這種情況,結合近期在幾個GIB關務保稅項目實施中的經驗思考,有些心得與大家一起共用。

  • 合理規劃、重點突出
  • 流程清晰、業務完整
  • 溝通良好、坦誠以對

合理規劃、重點突出

我們在項目管理或實施過程中,必須緊扣項目schedule。在做專案時間表的時候(比如SOW),對於容易存在風險的階段(比如客製化階段、用戶接受度測試階段)要儘量預留一定的彈性時間,作為緩衝。如果能在不使用彈性時間的前提下完成任務,這個當然是最好,資訊廠商與用戶皆大歡喜;如果由於一些不可測的因素,使用了彈性時間才完成任務,也不至於干擾客戶的專案上線規劃,或者導致資訊廠商與客戶出現不必要的爭議。

系統能夠按時保質的實施上線,離不開客戶相關團隊(包括IT支持部門、應用部門,甚至包括客戶的法紀、財務等團隊)的密切配合,因此必須調動要用戶的時間緊迫感與責任心。建議通過每日的碰頭會、周例會等場合不斷向使用者通報目前系統所處的階段、階段的主要目的、工作內容、輸出結果等,並清晰的傳達該階段客戶需要完成的工作以及對應的完成時點。通過這種方式客戶會瞭解到我們專案實施是有計劃、有經驗的,自然會對我們的顧問人員乃至技術團隊產生信賴感,專案組的磨合將更為的緊密。

至於專案組人員的工作分配,要依照人數、業務水準、性格等來分配。絕大部分資訊專案實施團隊,都無法在業務還是技術熟悉度保證一致的標準,擅長的領域也有所不同,因此任務分配要有針對性的向熟悉度高的人員傾斜,給其他項目成員一個熟悉業務與系統的適當緩衝空間。合適的人力調配,既能保證項目的正常進展,也有利於合作分工、減輕專案主要成員的負擔。同時建議任務分配時,不同專案成員之間的分工能有一定程度的覆蓋,比如在功能分析階段:A寫的進口功能分析文檔、B寫出口功能分析文檔,技術設計階段時候要讓B寫進口技術設計文檔、A寫出口技術設計文檔,這樣就能夠讓人員互相之間找出潛在的問題,又可以防止某個成員因突發事件脫離專案導致專案偏離schedule的規劃。當遇到困難的時候,不僅要抓緊時間分析問題、安排出解決的方案,還需要適時給予專案成員以鼓勵,適當減壓。

流程清晰、業務完整

在專案實施過程中,我們常發現客戶對關務保稅系統的概念還比較抽象,並沒有一個具體的認識。這就首先需要簡潔、直觀的將系統介紹給使用者,統一雙方在GIB系統專案中的目標與思路,盡可能規避“就按我說的那樣做”的情形發生,而後雙方就能夠緊密的商談各種流程在系統中如何實現的方式了。在與客戶探討專案流程的時候,必須體現並堅持我們的專業精神:根據OA文檔引導客戶,讓他們的想法、目標與顧忌充分表達出來;瞭解客戶現有的關務流程,與使用者共鳴的同時將業務流程與系統方案統一;如果發現向系統統一存在困難的時候,要及時的提出解決方案讓用戶挑選,決不能暫時擱置或者敷衍。清晰的流程是專案準時保質完成的關鍵,不清晰的流程會讓專案失去控制,同時產生大量不必要的投入。流程確認完畢,還有一件事情需要檢查,就是檢查使用者的特殊案例是否都已經確認過了,比如料號的非唯一性、半成品的報廢、替代料件等問題。這些都是威力不小的定時炸彈,如果在項目調研時未及時排除或者提供相應解決方案,項目實施中就難免四處告急了。

綜上所述,關務保稅系統需求確認的時候,一定要避免東一榔頭,西一棒子的情況。

溝通良好、坦誠以對

我們雖然是專案顧問,固然有很專業的業務知識和專案實施經驗累積,但畢竟不是無所不能,所以在業務與技術層面的東西說清楚就十分重要了,千萬不能說或寫模棱兩可的事情,客戶正確的意見一定要謙虛的接受。以前有個電影人物說“以德服人”,咱們也要提倡“以理服人”,人與人之間建立信任很不容易,但是破壞信任則可能是幾句話的事情。彼此的信任感一旦破壞,專案失敗的危險就在眼前了。當然需要與客戶說“NO”的時候,作為顧問一定要堅守自己專精的立場,但是需要一些技巧,畢竟專案順利的實施是雙方共同的願景,只要有理並說通,客戶是一定會理解的。