產品特寫

採購管理系統是什麼?政府採購統整規劃與簡化這樣做

什麼是採購管理系統

採購管理系統主要是將政府的採購型態與流程系統化管理。從購案的申請到移交至採購組成立標案,針對不同採購型態的採購作業節點進行控制,包括申購何時需要核定,若發生移案何時需要完成,提醒各單位每一個節點待辦事項,減少人為疏漏,提升採購流程順暢度。

資通電腦協助政府機關建置專屬的採購資訊管理系統,完整掌控採購進度。另提供採購相關法規、案例分享等資訊,政府單位可將內部招標採購文件製成標準格式,供單位內申購單位使用,大大提升採購便利性。並將採購案的品質納入控管,做為未來改善方向或調整採購 SOP(Standard Operating Procedure,標準作業流程)之基礎。

系統流程

採購管理系統 8 大好處

1. 我的待辦事項:購案待辦資訊不漏接

設定待辦提醒事項,例如:購案進度已延遲 n 天、應訂開標日 n 天內卻未定、依案件情況設定提醒訊息警示,如進度落後、追蹤開標、驗收時間、保證金到期…等情況。

2. 購案進度檢視:即時瞭解案件狀態

清楚的購案案件進度顯示,區分為草稿、進行中、異常及結案狀態。

3. 滿足現行購案型態管理

可同時管理招標採購、共同供應契約、小額採購…等不同型態的採購案,並依案件狀態及權限進行管理與承辦作業。

購案型態管理
共同供應契約
小額採購

4. 完整採購案流程管理

包含申購、招標、履約驗收階段…等,並可產製查驗驗收紀錄套表,另可記錄審監意見。

申購階段
招標階段
履約驗收階段

5. 彈性搜尋購案資料庫

購案資料庫提供多條件查詢功能,並可彈性自訂報表欄位,將查詢結果匯出,符合多種角度購案統計需求。

彈性自訂報表

6. 採購案的 KPI 衡量-評分系統

每年可依據 KPI 自行設定評分類別及內容標準。依採購案進行不同角度評分,評估年度統計採購案件之品質及各項 KPI 是否有達到標準。

7. 提供彙總及節點的統計報表

可產製年度招標案件執行節點管制表、500 萬元以上重大購案執行進度彙整表、500 萬元以上重大購案執行進度彙整表、應行辦理購案節點管制總表等。

統計報表
統計報表

8. 提升商情資料庫管理便利性

除了商情資料的管理外,為提升便利性,使用者可將統一格式之投標清單匯入,自動產製商情資料庫,並可多條件查詢商情資料庫及匯出。

採購管理系統效益

  • 同時管理招標採購、共同供應契約、小額採購。
  • 使用者購案申請、招標、履約驗收、審監意見等階段完整 e 化,並依權限提醒待辦進度。
  • 靈活的購案資料查詢作業,可選取需求欄位匯出 Excel。
  • 控管購案的每一個節點:核定、移案、決標、驗收、付款。
  • 支援採購案的複數決標、同採購案多次驗收與多次付款。
  • 每年依 KPI 定義不同的評分標準,透過評分系統的結果改善採購流程。

資通電腦具備許多大型政府專案服務經驗,致力於政府 e 化作業的協助與推行,包含網站規劃、系統建置、網頁架構優化及維護等,幫助客戶提升作業品質與效率!

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