導入 BPM 不一定要犧牲彈性
BPM 沒有彈性嗎？
很多的企業導入 BPM 或 Workflow 的原因，是希望利用流程的設定，讓企業依循一定的規範運作。但在實務上我們常看到，因為規範的太嚴謹，導致運作上的困難。比如說在一個科技業或銀行業，物品的攜出入管制是相當嚴格的，一定要經過特定層級主管的同意才能攜帶出去，但總會有一些例外的狀況需要例外的處理，像是半夜緊急維修、主管已經下班、或是上班時間主管在會議中無法簽核。
企業導入差旅的流程，將差旅申請、費用報支導入流程管理，除了強化制度化的流程管理外，亦能讓費用審核更加透明化。可是也有人會擔心，如果遇到緊急出差的情形，一連串的申請作業如出差申請、預支申請、購買機票都需要主管審核，主管有時不在，或未指定代理人情形下，常會使得工作延誤。
因此，有些企業在導入 BPM 時，透過大量的 Email 簽核、批次簽核、Mail 通知、簡訊通知，目的就是在於減少簽核延遲的情形。曾經聽過有一個公司的主管申請一支手機專為假日登山時使用，因為如果在山上收到簽核通知，難道要立刻趕下山嗎？所以有時判斷事情的重要性，是一件令人很為難的工作。
另一個常見的情形是，採用紙本申請時，有時直屬主管不在，可以直接拿給上一階主管簽核 ( 例如經理不在直接給協理簽 ) ，可是採用電腦化以後很多的流程平台是以循序工作指派的方式進行，單子卡在直屬主管身上，其它主管想代簽都很麻煩。
因此，很多企業在導入流程時，為了避免這種情形，刻意將一些流程排除在 BPM 導入範圍之外，為了就是保留一些彈性。但在一個流程中正常的情形可能有 90% 以上，例外的情形並不常見，因此而不將這些流程納入流程管理，可能會有為了一棵樹木而喪失整個森林的遺憾。
利用例外管理創造流程彈性
除了將可能有例外的流程不要導入外，難道沒有更好的方法嗎？
觀察上述流程無法導入的原因，我們發現很多的情形是，因為大部份流程產品都只能作到循序的執行，無法動態隨流程執行的條件改變流程。如果流程可以作到隨執行的條件動態來執行流程的步驟，這些問題都可以迎刃而解。
例如前面所提到的攜出入流程，只要增加一個急件的選項，一般情形需主管審核後才能到保全放行的關卡；遇到急件時，可以讓主管審核與保全放行平行處理。為了避免同仁動不動就勾選急件，申請時對急件的選項可加入需在非上班時間才能勾選；甚至保全在放行時，表單上可判斷未經主管簽核時，要求保全需電話與權責主管確認，並加註記，未加註記不得放行。現在大部份公司的保全都是外包給保全公司，對客戶的要求都很重視，這些都是可以在流程中增加的例外處理。
針對其它主管代簽的問題，其實只要在指派時，同時指派所有可以核准的主管，只要其中一人簽過就可以了；如果一定要簽到特定層級時，可再配合以逐級簽核的方式，由第一個簽核者的上階主管開始逐級簽核，且每次指派上次簽核者的多階主管。如此可跳過某些無法簽核的中間層級的主管，讓簽核符合公司規範的層級。
案例
- 若申請者為一般同仁，送出申請單後，同時指派組長、經理、協理、副總、總經理，其中一人簽核。
- 若組長簽核，則下一階段同時指派經理、協理、副總、總經理，其中一人簽核。
- 若經理簽核 ( 跳過組長 ) ，則下一階段同時指派協理、副總、總經理，其中一人簽核。
- 若協理簽核 ( 跳過經理 ) ，則下一階段同時指派副總、總經理，其中一人簽核。
- 若副總簽核 ( 跳過經理、協理 ) ，則下一階段只指派總經理。
- 若總經理簽核則流程結束。
利用 AgilePoint 創造敏捷的企業
動態的流程條件判斷，以執行不同的流程情境或指派不同的流程參與者，這是流程管理平台 AgilePoint 其眾多的功能之一。還有其它各種的功能可以針對不同的流程需求，建立適當的例外管理機制。更重要的功能在於將例外的流程納入管理，目的在於根據流程執行的記錄，統計正常案例與例外案件之比率，分析其原因，以作為流程改善之依據。利用反覆式的流程改善，減少例外，以達到流程的最佳化。
