產品特寫

薪資管理邁向雲端「e袋」搞定

馮明秋 馮明秋
Tags:雲端集團化薪資發放

「雲端」已儼然成為全世界的趨勢與關注的焦點,而對於大型企業來說,企業在資訊建置上雲端化後,進一步要執行的重點就是將資訊集中化管理,藉由資源集中化以減少成本支出,以及資源再次利用與整合。

而從人事集中化管理的面向,要如何運用雲端資訊化協助人事有效精簡人力,並妥善再次運用人力資源,是值得我們進一步去做探討的。人事的日常工作含括管理發薪、人員招募、考勤、職涯規劃、教育訓練……等。就小型傳統企業而言,有些工作上可透過人力的增加與妥善規劃時間分配,去改善並優化現有的工作流程,但為求人力的精簡與效率的提昇,系統資訊化是勢在必行的考量,對於企業資訊化、以及即將轉型並步入雲端資訊管理的大型企業,發放薪水的集團化管理會是一個重要的議題。

薪資發放

統一發放薪水對於現行紙本作業來說也許只是人事作業上的作業加重,但是對於已經要將發薪電子化的企業來說相對的有以下幾項需要考量:

  • 使用者介面的考量:
    1. 需提供於帳號建立後,每位使用者都會收到由系統發出主旨為「薪資密封袋系統通知」的電子郵件,內容包含系統網址、登入資訊及相關注意事項。
    2. 需提供使用者兩種以上之加密方式,包含可設定密碼複雜度之密碼加密方式以及自然人憑證或者軟體憑證(PFX 或者 P12)等加密金鑰。
    3. 系統須區分登入帳號密碼以及薪資資料加密密碼兩種。
    4. 系統須能整合公司原 EIP 網站之帳號及密碼,在集團其他公司需可以由系統自行管理帳號密碼。
    5. 若是使用自行管理帳號方式,需提供安全的預設密碼機制,包含使用 mail 審核機制及其他安全認證作業機制。
    6. 需支援查詢選擇月份及員工單月份多份薪資資料的機制。
  • 人資作業的考量:
    1. 需提供整合機制包含對於原 HR 系統之薪資條全系統自動化及半自動化之匯入作業機制。
    2. 需於系統中提供編輯薪資發送郵件之內容編輯功能,其中包含收件人及內文編輯等功能,並且提供建立範本等便利功能。
    3. 需提供薪資預行作業,例如薪資條通知函發放時間。並且依據集團內各公司別的不同而區別並且系統化設定。
  • 系統管理作業的考量:
    1. 管理公司資訊:須能提供建置及管理集團各公司相關人資資訊,至少包含公司名稱、及發薪日期。
    2. 管理使用者:提供批次及單次新增、刪除、修改使用者相關資料機制。使用者的 mail 資料可以包含內部及外部至少兩個 mail 並且由管理者選擇發放通知事可多重選擇。
    3. 權限管理:系統管理者、人資人員、一般使用者。
    4. 須能整合多網域AD驗證,並且達成伺服器及中管理之規劃。
    5. 所有作業皆以 mail 通知相關管理者作業結果之統計。
作業流程

「薪資密封袋」已推出集團版功能,以供企業將薪資發放集團式管理的完整解決化方案。希望企業在導入本產品後能真正感受薪資管理上的雲端化的成本降低與效能提升。