本月焦點

全面啟動電子發票專車,Are you ready?

吳建宏 吳建宏

財政部近日宣佈將全面廢止使用電子計算機發票,也如同正式宣告電子計算機發票即將走入歷史!資通電腦 eGUI (Electronic Government Uniform Invoice)電子發票管理系統將引領企業迎接新電子發票時代。通往電子發票時代的列車已經啟航,未來大數據應用的趨勢與潛在效益更是備受關注,你準備好了嗎?

使用電子發票的特色除了證明聯(B2C & B2B)、載具、歸戶、愛心碼(捐贈)之外,最大的特點就是發票明細相關資訊需上傳財政部電子發票整合服務平台(簡稱大平台)。不論是由人工於大平台登錄、透過第三方加值中心上傳,或是自建(Turnkey 平台)透過網際網路傳輸大平台,都要依規定時效上傳,賣方可以不必開立傳統的紙本發票並省下儲存空間,而買方/消費者則擁有下載發票等交易紀錄的權利。

資通電腦 eGUI 可透過 Turnkey 自動傳遞大平台,自動連接 GV 與 eGUI 的資訊關係達到即時性、便利性及資訊整合,也統籌管理傳遞確認的狀況,以供管理報表或稽核之用;eGUI 進項電子發票也可以與 GV 透過確認簽核流程的程序。讓 B2B 電子發票整合管理更輕鬆。

透過不同上傳方式就會產生不同層次的即時性、便利性、安全性及整合性。當企業了解電子發票的規定後,開始盤點電子發票的需求。隨著本身資訊化程度的不同,便會考量自身的條件與現況,進而規畫需求目標與各階段的策略作法。一般而言有以下的考量:

  • 因應快速上線需求,先進行 B2B 存證方式開立銷項發票,先行上線後再規劃 B2B 銷項發票交換方式,達到全面無紙化。
  • 短時間即要使用電子發票,若是發票量少的需求,可於大平台人工輸入上傳或是透過第三方加值中心代上傳,以便爭取應變時間。
  • 發票量大或是需考慮因應上下游客戶廠商的要求時,就得考量企業自身 ERP 條件及長期需求的規劃,使用自建 Turnkey 上傳大平台。
  • 自建 Turnkey 平台上傳可達到的優勢
    1. 電子發票與 ERP 整合性,發票開立及作廢的操作方便性及即時性,尤其是 B2C 的上傳時效性。
    2. 資料安全性,尤其是多公司或集團的整體考量。
    3. 發票交易多通路(實體門市 POS 系統 & 網路虛體店面系統)的資訊整合更便利。
  • 得考慮未來進項發票(B2B 交換)的需求,並思考請款流程的進化。

資通電腦三年前著手規劃 Oracle EBS 客戶的電子發票,在 ERP 平台上開發 D2K 版的電子發票(D2K eGUI),提供以自建平台(Turnkey)上傳大平台解決方案,著重於與原有 GV (GUI / VAT 統一發票 / 媒體申報管理系統)模組的整合。除了即時方便性的考量,也保有原有 GV 系統可串連 AP、AR、及媒體申報的整合性,隨著企業 B2B 交換的需求及企業流程改造與多通路整合趨勢,也著手透過外部介面資料轉入的方式,進行資訊整合及流程的優化服務。

為了因應不同企業的需求,考量企業現有包袱因素(包括客製太多、DB 無法升級、特殊考量...等因素)需要有彈性作法及長期規劃,資通電腦也特別提供另一版本電子發票(.NET eGUI) 與 ERP 進行外部整合。