ERP 達人

如何進行 ERP 專案開發實務分享(下)

Sean Sean

承接上期 如何進行 ERP 專案開發實務分享(上),這期將要針對新系統的上線策略作深入性的探討。

魔鬼藏在細節裡,這句話至今仍被大家廣為使用,也常被套用於工作之中。ArgoERP 顧問團隊認為在 ERP 專案開發過程裡,任何一個微小細節,都可能因為蝴蝶效應關係,讓問題發酵。而在面對新系統上線策略,可以採取以下方式思考,沒有任何一套系統一次就完美無缺,需要的是依據上線策略,逐步將系統調整至完美。

支援前線使用者適應新系統上線

ERP 專案上線後,通常需要一段時間才能進入穩定時期,而在進入穩定時期的過程當中,首先將會聚焦於前線使用者。使用者除了面臨操作系統的壓力,以及需要完成公司給予的工作任務外,還會面臨在新舊 ERP 系統切換上,對於新系統感到陌生不適應等等心理狀況,這些壓力甚至會讓使用者心生抗拒。在此階段我們必須提供更多的支援,一方面是不讓使用者感到孤軍奮戰,另一方面則是不讓問題發酵擴大。

新系統操作先求穩定再求完美

在使用者開始操作新 ERP 系統的階段,難免會對新系統累積願望,慾望開始在心中翻滾。無論是系統供應商或是公司窗口,均要小心翼翼地看待此議題。因為我們都知道,探究使用者對於系統的願望,如同打開潘朵拉盒子,願望清單深不見底。藏在細節的惡魔在這一階段,也逐漸露出尾巴,達成使用者的願望是否重要?當然很重要,因為他們是實際面臨問題的主角。

然而站在 ERP 軟體供應商的角度,建議先以穩定為主,因為有許多問題是需要時間來驗證,看是否為必要調整之處,還是可以先透過人工處理暫時緩解該困境。曾經,在合作客戶的專案會議上,負責專案 PM 向內部使用者說的一段話,讓我記憶猶新:

使用 ERP 並不是要過度簡化人工作業,而是要更詳細記錄內部資源,有效掌握公司內部資源

上述的討論,仍回應了上期結尾部分;任何階段,最關鍵的仍是圍繞在「人」身上,無論是前端資料建立使用者,或是分析資料中階管理者,甚至是做管理決策的高階管理者。像是前一期文章談到「溝通窗口」重要性,扮演這樣 ERP 上線關鍵靈魂人物的人,通常是對公司內部所有流程有一定程度的掌握,瞭解權責單位利害關係,貫穿企業各階層,利用智慧與強力手腕帶領專案進行。又如同前段提到使用者願望,此時靈魂人物若能及時提供協助予以指導,便可將藏在細節惡魔一一挑除,剩下的才真正是需要雙方共同解決的問題。