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民國一百年即將來臨,企業準備好升級ERP系統了嗎?

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系統使用超過10年,又非視窗系統的企業要注意了。對於這些資訊化比較久的企業而言,繼Y2K之後,又再次面對電腦年序轉換的問題,也就是民國一百年的問題,所謂的百年蟲。

何謂百年蟲

從前還是DOS時代的時候,因為電腦系統受到硬體效能的限制,速度與儲存容量都很有限,寫程式當然是越精簡越好。所以在以前日期資料的設計上多半採用二位數來代表年份,例如民國87年、民國97年。若是系統需要顯示或轉換成西元年時,通常的設計方式,是以現在的民國年分+1911,例如97(今年的民國年)+1911=2008(西元年)。

但是,如果舊的ERP系統一直使用到現在,就可能會出現當要顯示民國100年時,因欄位不足,只能顯示00年;或是換算成西元年時,變成00+1911=1911年。如果只是單純顯示錯誤,問題還小,但是,許多統計與搜尋都要依照年分與日期的基礎做運算,所造成的影響就會非常大。

百年蟲的影響

第一是資料資料庫及檔案中,對於日期與相關欄位的定義
許多舊ERP系統對於民國年僅保留二位數的儲存空間,因此,民國100年只能儲存成00年。

第二為程式中有關日期的邏輯處理與計算
例如:ERP會計系統應收付款項的等有關日期的推算都會受到影響。

第三則是各種編碼、報表、輸出項目中,有關日期的顯示格式
例如:訂購單的編號當初定義為YY/MM/DD/XX,YY代表年,如970111301,當面對民國100年時,這個編碼原則就會遇到問題。

除蟲大作戰

資訊人員在面對這些問題,通常會有兩種不同的做法,就是更正修改ERP系統,或是藉此機會導入新的ERP系統。

對於只想修改系統的企業而言,好處是不需要適應新的ERP系統,新的介面,初期預算也不會太高;也或許是ERP系統比較特殊,很多專為公司設計的流程,很難找到符合的ERP系統。但是要一支一支的檢查程式、測試程式,加上很多時候這些舊系統因當初設計不符合需要,早就改到面目全非,甚至當初設計的人員早已不在,怎麼修都很容易百密一疏。疊床架屋的結果,往往造成整個ERP系統岌岌可危。

也有些企業想藉此更換新的ERP系統,除了避免掉百年蟲的問題,一方面順便改善一些不合適的流程,解決ERP系統擴充困難、維護不易的缺點。只是重新導入系統,需要有一段陣痛期,人員需要重新適應,除非老闆全力支持,不然難度會很高。

依照公司的狀況與文化的特性,所採取的方法也可能不一樣。重要的是,是不要只是頭痛醫頭,腳痛醫腳,還是得做中長期的規劃,避免問題不斷的出現。

台灣的企業曾經克服過Y2K千禧蟲的問題,面對民國一百年的挑戰,只要有準備、有規劃,一定也可以安然度過。

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