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專案需求檔案撰寫的要點與技巧
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一個專案的規劃成功與否，關鍵的第一步體現在需求檔案是否能清晰、有條理地向客戶展示系統上線後的場景，使客戶對該系統有個整體的認識及認可。總結資通電腦近30年的專案管理經驗，一份合格的需求分析檔案必須實現如下目的
- 需求檔案必須能展現系統建置的目的
- 需求檔案必須能夠展示系統的業務流程
- 需求必須能夠展示系統的結構層次關係
- 需求檔案必須能夠展示系統完整跑完的資料流程
- 需求檔案必須能夠向讀者展示系統上線後的場景
實際應用中，很多需求檔案普遍不能清楚描述上面所提到的內容。
- 問題之一：缺乏中高層用例；一般的需求檔案都會對基層用例進行過多的描述，但是基層用例很難描述使用者的業務流程，涉及的大多為交換操作，以及細節的業務規則；光這些規則不足以描述使用者的業務流程；實際上，業務流程大部分包含於中層用例，中層用例會對整個業務流程的交代會較完整。
- 問題之二：讀者看完需求檔案後，沒辦法描述出系統的結構，或者是對系統的結構只有一個模糊的概念，此為用例描述沒有區分層次和分類所致。
需求檔案中還普遍存在的另一個問題是：專案人員只是簡單的將用戶的需求進行了描述；每個用例關注的是細節的問題。這樣只注重細節，而忽略了整體，最終導致資料流程不能跑完或不太完整，經常出現業務統計分析所用資料沒有資料來源。
當讀者看完需求檔案後，不能對系統的結構和實施的場景有清晰的認識，這當然是不合格的檔案；因此，必須特別加強需求檔案中系統實施後場景的描述。
為解決以上所述問題，在需求描述中，資通電腦專案人員特別在以下幾個方面作好需求檔案的撰寫與管理：
- 系統用例必須分出層次
作用：可以清晰地描述系統結構 - 加強高層用例與中層用例的內容豐富度與架構
作用：可以較生動地表達系統目的和業務流程 - 描述系統實施後場景
作用：可以説明設計人員瞭解系統及指導實施，並讓用戶對該系統有個清楚的期望。 - 描述系統運行的標準過程與資料流程
作用：可以驗證資料流程是否完整；系統運行次序是否合理。
需求分析檔案如能達到以上幾點要求，就將有助於整個項目向著正確、成功的方向前進。
