本月焦點

如何選電子發票系統?多公司與 ERP 整合一次到位

廖淑釵 廖淑釵
更新於

統一發票種類共計有:三聯式統一發票、二聯式統一發票、特種統一發票、收銀機統一發票、電子計算機統一發票、電子發票。其中,電子計算機統一發票種類已從統一發票使用辦法中刪除,無實體發票的電子發票儼然已成為下一代的主流。資通電腦 eGUI (Electronic Government Uniform Invoice;電子發票管理系統)可透過 Turnkey 方案自動傳遞至財政部電子發票整合服務平台(以下簡稱大平台)。能自動連接 GV(GUI / VAT;統一發票 / 媒體申報管理系統)與 eGUI 達到即時性、便利性及資訊整合,也能統籌管理確認傳遞的狀況,能提供管理報表做稽核之用;公司內部可以透過 eGUI 進項電子發票之品項及其規格確認流程,讓 B2B(Business-to-Business;公司對公司)電子發票整合管理更輕鬆。

109 年 1 月 1 日電子計算機發票落日 請儘速轉換!

財政部於 107 年 1 月 19 日通過統一發票使用辦法修正草案,其中為推動電子發票政策及電子計算機統一發票落日,刪除第 4 章有關電子計算機開立統一發票相關規定條文,其施行日為 109 年 1 月 1 日。換言之,電子計算機發票即將全面停止使用,營業人將面臨評估及選購符合「電子發票實施作業要點」之相關規範及能與財政部電子發票整合服務平台介接的方案。

*實施最後截止日期已於民國 107 年修正為 110 年 1 月 1 日

電子發票買方接收方式

依電子發票實施作業要點第 18 點,交易相對人得以下列方式接收電子發票:

  • 指定由大平台、加值中心或自有之電子發票系統自動接收
  • 依設定逐筆或批次手動接收
  • 使用載具索取
  • 以紙本(電子發票證明聯)接收

上述第 4 種取得電子發票證明聯之規定,其實施期限至 107 年 12 月 31 日止;也就是說,自 108 年 1 月 1 日起,B2B 電子發票將採交換模式。雖然此項規定可能會因電子計算機統一發票落日條款延後而受影響,但營業人仍應儘早思考及規劃相關因應。詳細原由將另闢文章進一步說明,詳見本月產品特寫-電子發票該選加值中心代傳 還是自建 Turnkey 系統

使用電子發票 有效節省成本與提升效率

除了節能減碳、減少發票寄送及存放成本,得於會計傳票摘要欄註記發票字軌號碼免除列印成本之外,也將提昇企業形象。透過電子發票的交換,可與內部 ERP(Enterprise Resource Planning;企業資源規劃系統)做整合以提高工作及驗證效率,尤其是與請款支付系統的整合。財政部為獎勵使用電子發票績優營業人,亦提列了獎勵辦法。例如,免列入營業稅選案查核對象、稅務違章案件減免處罰。

建置或選購電子發票系統多面向的考量

  • 多公司稅籍編號或集團的考量
  • 資料安全性
    資料庫網路安全性是否有被妥善規劃?發票交易資料是否可能外流?
  • 應可接收發票資料的多樣來源
    開立發票來源:實體門市 POS(Point of Sales:銷售點終端系統)& 網路虛擬店面系統 & 出貨系統 & 帳務系統。
  • 與企業 ERP 系統的整合性
    是否與企業 ERP 整合及上下游結合的彈性?並應避免人工重複登錄。
  • 電子發票證明聯
    格式及內容皆應符合作業要點之規範,並依統一發票使用辦法規定,應與傳輸至大平台存證之內容一致。
  • MIG 資料交換標準訊息上傳的時限、記錄及流程
    買受人為非營業人(B2C):發票開立 48 小時內上傳至平台存證,買受人為營業人(B2B):則應於發票開立後 7 日內上傳。
  • 營業稅申報
    應考量一次性登錄作業即可上傳大平台及營業稅申報,減少人工重複登錄及錯誤發生機率,提升營業稅申報正確性。
  • 是否有提供交換功能?
    未來進項發票(B2B 交換)的需求將日益增加,存證及交換功能設定需要能逐步自行調整,並應思考與請款/採購/驗收流程之整合。
  • 系統應符合電子發票實施作業要點及開立項目與流程。