企業導入電子發票系統，需評估哪六大要點？

從 2021 年 1 月起，舊式電子計算機統一發票將走入歷史，許多企業開始抓緊時間導入電子發票系統。然而，企業在選擇電子發票系統時，除了評估費用、發票量、系統廠商配合度之外，還需要特別注意哪些地方呢？其實，企業也應該考量自身交易模式、資料安全性、交換功能以及是否能與 ERP 完整整合，才能有效率升級電子發票管理流程！

企業導入電子發票的六大重點

導入電子發票之前，企業應檢視內部發票相關流程，評估影響範圍，以下提供六項議題經驗供參考。

• 透過哪種方式上傳財政部電子發票整合服務平台（簡稱大平台）
  1. 自建 Turnkey 方式上傳
  2. 委託第三方加值中心上傳
  3. 透過大平台提供功能上傳
  企業應思考與注意：
  1. 先思考企業的資料安全性及交易模式，並規劃未來整合需求
     • 許多企業將發票來往對象－客戶／供應商資料及交易內容視為敏感性資料，自建 Turnkey 方式上傳至大平台，不致將此敏感性資料存外流。
  2. 進一步檢視企業每月發票量、系統開發能力來初步評估使用何種方式
     • 當發票量多且具有開發能力者，可考慮自行開發電子發票以 Turnkey 方式上傳大平台，適合中大型企業。
     • 發票量介於中間者且缺乏開發能力又有委外經費時，可考慮使用委託加值中心上傳大平台，適合中大型企業。
     • 當發票量少且缺乏開發能力者，可考慮使用大平台提供功能上傳電子發票資料，適合小型企業。
• 企業交易模式
  1. B2B 交換：開立發票後，不列印出紙本，直接透過網際網路或電子資料交換流程交付給買方營業人。
  2. B2B 存證：將發票資料列印出來交付給買方營業人後，需將發票資料存證至大平台。
  3. B2C 存證：發票資料開立後，可列印出來交付給買受人，或是將發票資料存入載具後，將發票資料存證至大平台。
  企業應思考與注意：
  1. 因應交易模式上傳大平台規範不同，思考 ERP 系統是否需增加欄位註記，如 B2C 載具資訊、客戶交易模式、上傳大平台註記…等等。
  2. 若 B2C 交易量不多時，考慮購買手開發票開立，可不用購買熱感式印表機。
• 證明聯列印格式
  1. 格式一：寬 5.7 cm、長 9 cm。正面二維條碼（含）以上以及背面應記載事項、感熱紙紙質規範，皆需依規定。
  2. 格式二：寬 21 cm、長 29.7 cm。限營業人與營業人、機關團體交易時適用，正面應記載事項，需依規定。
  企業應思考與注意：
  1. 當企業開出 B2B 或 B2C 的電子發票證明聯時，都各有不同的格式規範，採用的紙張大小與材質也有相關規定，需要特別了解細則並遵守。尤其應注意：證明聯列印資訊需與上傳大平台資訊相同。
• 不同的上傳方式（大平台），有不同的電子發票資料須依規範產出
  1. MIG XML 檔案：自建 Turnkey 方式上傳大平台時，使用此方式。此 XML 檔案需符合財政部 MIG 3.1.2 規範（電子發票資料交換標準訊息建置指引規範）。

     

  2. CSV 檔案、EXCEL 檔案：透過大平台上傳或透過加值中心上傳時，使用此方式。
  3. 自行至大平台建立電子發票資料。
  企業應思考與注意：
  1. 需依據上傳大平台方式決定電子發票資料產生格式。
• 當採用自建 Turnkey 方式上傳時，應注意下列幾點
  1. 有二組對外固定 IP（一組 IP 正式區使用、一組 IP 測試區使用），需在申請單上填寫測試及正式環境使用上傳固定 IP。
  2. 安裝完 Turnkey 後，防火牆需開通 2222、443 及 80 Port，以確保 Turnkey 與財政部連線成功。
  3. 申請 Turnkey 使用的軟體憑證（軟體憑證有 5 年期限，到期需再重新申請），軟體憑證也需註冊到大平台。請參閱軟體憑證（PFX）作業工具手冊下載及操作之相關網站。
  4. 電子發票 Turnkey 上線前自行檢測作業常被退件原因
     • 上傳營業人公司資訊與大平台公司基本資訊不同。
     • 1,000 筆壓力測試（B2B、B2C）：一次產出 1,000 筆檔案後，一次上傳至大平台，不可分批上傳大平台。
     • B2C 1,000 筆壓力測試－隨機碼重複。
     • B2C CASE6（作廢折讓單）：折讓單開立訊息上傳大平台後，要等半小時至 1 小時，才可上傳折讓單作廢訊息。
• B2B 電子發票交換功能已有法條，實施勢在必行，企業內部 ERP 系統及流程應提早做好規劃
  1. 銷項流程中，與客戶溝通二方皆須在期限內確認發票／折讓單資訊 及 開立發票／折讓單後，自動發 Email 通知客戶。
  2. 進項流程中，與廠商溝通二方皆須在期限內確認發票／折讓單資訊。
  3. 因 B2B 電子發票交換時，賣方不再寄送紙本給買方，如何即時將發票資訊寄給正確的窗口並與內部 ERP 系統自動化連結？

eGUI 電子發票自動化上傳流程 節省企業人力提升效率

資通電腦 eGUI（Electronic Government Uniform Invoice；電子發票管理系統）提供完善解決方案，協助企業 B2B 電子發票整合管理更輕鬆。

• 透過自動化流程與 GV（GUI / VAT；統一發票 / 媒體申報管理系統）整合，當 GUI／VAT 開立發票或折讓時，自動上傳至大平台；當交換發票由大平台接收確認進來後，自動同步更新至 GUI／VAT，不須改變原作業流程，無感升級至電子發票作業流程。
• 不論客戶電子發票類型（交換客戶、存證客戶、加值中心客戶），都可提供對應的設定方式，上傳大平台。
• 可依實際需求列印 A4 電子發票證明聯列印及熱感紙電子發票列印。
• 資通提供 B2B 電子發票交換功能，當進項發票由大平台接收下來時，可即時將發票資訊通知相關人員，提供內部簽核表作為請採驗及請款流程使用。
• 透過自動化流程，每日自動通知發票傳送與接收資訊。
• 提供多樣化的管理性報表給使用者核對。