技術交流

企業導入電子發票系統,需評估哪六大要點?

林佳瑩 林佳瑩
Tags:TurnkeyERPB2BB2C電子發票電子發票管理系統媒體申報管理系統第三方加值中心

從 2021 年 1 月起,舊式電子計算機統一發票將走入歷史,許多企業開始抓緊時間導入電子發票系統。然而,企業在選擇電子發票系統時,除了評估費用、發票量、系統廠商配合度之外,還需要特別注意哪些地方呢?其實,企業也應該考量自身交易模式、資料安全性、交換功能以及是否能與 ERP 完整整合,才能有效率升級電子發票管理流程!

企業導入電子發票該注意什麼? 六大重點必看

導入電子發票之前,企業應檢視內部發票相關流程,評估影響範圍,以下提供六項議題經驗供參考。

  • 透過哪種方式上傳財政部電子發票整合服務平台(簡稱大平台)
    1. 自建 Turnkey 方式上傳
    2. 委託第三方加值中心上傳
    3. 透過大平台提供功能上傳
    企業應思考與注意:
    1. 先思考企業的資料安全性及交易模式,並規劃未來整合需求
      • 許多企業將發票來往對象-客戶/供應商資料及交易內容視為敏感性資料,自建 Turnkey 方式上傳至大平台,不致將此敏感性資料存外流。
    2. 進一步檢視企業每月發票量、系統開發能力來初步評估使用何種方式
      • 當發票量多且具有開發能力者,可考慮自行開發電子發票以 Turnkey 方式上傳大平台,適合中大型企業。
      • 發票量介於中間者且缺乏開發能力又有委外經費時,可考慮使用委託加值中心上傳大平台,適合中大型企業。
      • 當發票量少且缺乏開發能力者,可考慮使用大平台提供功能上傳電子發票資料,適合小型企業。
  • 企業交易模式
    1. B2B 交換:開立發票後,不列印出紙本,直接透過網際網路或電子資料交換流程交付給買方營業人。
    2. B2B 存證:將發票資料列印出來交付給買方營業人後,需將發票資料存證至大平台。
    3. B2C 存證:發票資料開立後,可列印出來交付給買受人,或是將發票資料存入載具後,將發票資料存證至大平台。
    企業應思考與注意:
    1. 因應交易模式上傳大平台規範不同,思考 ERP 系統是否需增加欄位註記,如 B2C 載具資訊、客戶交易模式、上傳大平台註記…等等。
    2. 若 B2C 交易量不多時,考慮購買手開發票開立,可不用購買熱感式印表機。
  • 證明聯列印格式
    1. 格式一:寬 5.7 cm、長 9 cm。正面二維條碼(含)以上以及背面應記載事項、感熱紙紙質規範,皆需依規定。
    2. 格式二:寬 21 cm、長 29.7 cm。限營業人與營業人、機關團體交易時適用,正面應記載事項,需依規定。
    企業應思考與注意:
    1. 當企業開出 B2B 或 B2C 的電子發票證明聯時,都各有不同的格式規範,採用的紙張大小與材質也有相關規定,需要特別了解細則並遵守。尤其應注意:證明聯列印資訊需與上傳大平台資訊相同。
  • 不同的上傳方式(大平台),有不同的電子發票資料須依規範產出
    1. MIG XML 檔案:自建 Turnkey 方式上傳大平台時,使用此方式。此 XML 檔案需符合財政部 MIG 3.1.2 規範(電子發票資料交換標準訊息建置指引規範)。
      電子發票資料交換標準訊息建置指引規範
      MIG 3.1.2 說明
    2. CSV 檔案、EXCEL 檔案:透過大平台上傳或透過加值中心上傳時,使用此方式。
    3. 自行至大平台建立電子發票資料。
    企業應思考與注意:
    1. 需依據上傳大平台方式決定電子發票資料產生格式。
  • 當採用自建 Turnkey 方式上傳時,應注意下列幾點
    1. 有二組對外固定 IP(一組 IP 正式區使用、一組 IP 測試區使用),需在申請單上填寫測試及正式環境使用上傳固定 IP。
    2. 安裝完 Turnkey 後,防火牆需開通 2222、443 及 80 Port,以確保 Turnkey 與財政部連線成功。
    3. 申請 Turnkey 使用的軟體憑證(軟體憑證有 5 年期限,到期需再重新申請),軟體憑證也需註冊到大平台。請參閱 軟體憑證(PFX)作業工具手冊下載及操作 之網站連結。
    4. 電子發票 Turnkey 上線前自行檢測作業常被退件原因
      • 上傳營業人公司資訊與大平台公司基本資訊不同。
      • 1,000 筆壓力測試(B2B、B2C):一次產出 1,000 筆檔案後,一次上傳至大平台,不可分批上傳大平台。
      • B2C 1,000 筆壓力測試-隨機碼重複。
      • B2C CASE6(作廢折讓單):折讓單開立訊息上傳大平台後,要等半小時至 1 小時,才可上傳折讓單作廢訊息。
  • B2B 電子發票交換功能已有法條,實施勢在必行,企業內部 ERP 系統及流程應提早做好規劃
    1. 銷項流程中,與客戶溝通二方皆須在期限內確認發票/折讓單資訊 及 開立發票/折讓單後,自動發 Email 通知客戶。
    2. 進項流程中,與廠商溝通二方皆須在期限內確認發票/折讓單資訊。
    3. 因 B2B 電子發票交換時,賣方不再寄送紙本給買方,如何即時將發票資訊寄給正確的窗口並與內部 ERP 系統自動化連結?

eGUI 電子發票自動化上傳流程 節省企業人力提升效率

資通電腦 eGUI(Electronic Government Uniform Invoice;電子發票管理系統)提供完善解決方案,協助企業 B2B 電子發票整合管理更輕鬆。

  • 透過自動化流程與 GV(GUI / VAT;統一發票 / 媒體申報管理系統)整合,當 GUI/VAT 開立發票或折讓時,自動上傳至大平台;當交換發票由大平台接收確認進來後,自動同步更新至 GUI/VAT,不須改變原作業流程,無感升級至電子發票作業流程。
  • 不論客戶電子發票類型(交換客戶、存證客戶、加值中心客戶),都可提供對應的設定方式,上傳大平台。
  • 可依實際需求列印 A4 電子發票證明聯列印及熱感紙電子發票列印。
  • 資通提供 B2B 電子發票交換功能,當進項發票由大平台接收下來時,可即時將發票資訊通知相關人員,提供內部簽核表作為請採驗及請款流程使用。
  • 透過自動化流程,每日自動通知發票傳送與接收資訊。
  • 提供多樣化的管理性報表給使用者核對。