自建 Turnkey 電子發票交換模式需注意哪些事？

以下將簡單說明自建 Turnkey 電子發票交換模式需要注意的事項。

電子發票交換功能是指透過財政部發票整合服務平台（簡稱大平台）傳遞發票資訊給交易對象，並經由大平台傳遞回覆（確認或退回）訊息，交易經確認後，雙方營業人即可處理財務及申報作業，交換功能傳遞的 MIG（電子發票資料交換標準訊息建置指引）細節及流程。

MIG 資料傳遞標準，在 B2B 交換發票有「開立」、「退回」、「作廢」、「折讓」、「作廢折讓」五個流程。例如（A1）發票開立 A0101（賣方營業人依 MIG 中 A0101 規範），發票上傳大平台後，（A2）買方營業人接收 A0101 確認其發票後，再回覆（A3）開立確認 A0102 回傳大平台轉傳，（A4）賣方營業人接收 A0102 後，完成一個開立流程。

電子發票交換需注意資料傳輸安全

透過自建 Turnkey 方式上傳及接收電子發票資訊的企業，可更容易與 ERP 進行整合，不過安裝時必須考慮資料傳輸的安全機制。電子發票系統產生要上傳大平台的 MIG 訊息，系統必須將這些 MIG 檔案傳遞至 Turnkey Server 的指定位置，才能順利上傳。而檔案傳遞機制也必須符合企業資訊安全部門的規範，一般的傳遞方式最常見 FTP、SFTP，或是對資料壓縮及加密處理以符合資安規範，達到傳遞效率。

進項營業人實施交換功能前 應規劃考量內部流程

在實施電子發票交換功能時，不論是採何種方式上傳，都需透過 MIG 資訊傳遞進行資料判讀與後續審查，才能進行回覆（確認或退回）。買賣方都要透過協議訂出規則，才能經由配合機制達到效益及整合。

對於銷項營業人而言，實施交換功能比較容易，只要與客戶（進項營業人）溝通其需求，如 PO No. 等，方便處理進項發票的判讀與確認。但因不同客戶有不一樣的需求，故仍須整體考量，善用 MIG 有限的欄位。對於進項營業人而言，實施交換前，應檢視內部的流程需求訂出交換規則要求供應商配合，考量如下：

• 進項發票應於有限的 MIG 欄位（註）中提供雙方議定的規則資訊，清楚確定 PO No. 或窗口處理人員等進項內容。經由規則找到處理人員，並自動發送 Email 通知相關人員，啟動請款流程的程序。所以企業需檢視其內部的請購／採購／驗收流程，要由誰處理及啟動？例如：由 PO No. 找出對應 PO Buyer 啟動請款程序、沒有 PO 的話要怎麼訂…等流程內容。
• 由內部請款程序做審核時，可以透過 API 方式同步進行回覆「確認／退回」訊息，並連接 AP、GV 達到整合效益。
• 分批逐步實施 B2B 交換
  1. 依客戶及供應商設定電子發票模式分類：如將客戶區分為 B2C 存證模式、B2B 存證模式、B2B 交換模式。待議妥交換規則後，再將電子發票模式改為 B2B 交換。
  2. 實施先易後難，先進行企業集團的多公司及多稅編內部交換功能，再逐步調整流程。
  3. 依供應商的資訊化程度或重要性，先難後易進行規劃及實施。