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自建 Turnkey 電子發票交換模式需注意哪些事?

張世璿 張世璿

資通 eGUI 電子發票管理系統是使用自建 Turnkey 模式,透過系統自動化將電子發票資訊上傳至財政部整合服務平台。以下將簡單說明自建 Turnkey 電子發票交換模式需要注意的事項。電子發票交換功能是指透過財政部發票整合服務平台(簡稱大平台)傳遞發票資訊給交易對象,並經由大平台傳遞回覆(確認或退回)訊息,交易經確認後,雙方營業人即可處理財務及申報作業,交換功能傳遞的 MIG(電子發票資料交換標準訊息建置指引)細節及流程。

MIG3.1.2 交換訊息說明及流程

MIG 資料傳遞標準,在 B2B 交換發票有「開立」、「退回」、「作廢」、「折讓」、「作廢折讓」五個流程。例如(A1)發票開立 A0101(賣方營業人依 MIG 中 A0101 規範),發票上傳大平台後,(A2)買方營業人接收 A0101 確認其發票後,再回覆(A3)開立確認 A0102 回傳大平台轉傳,(A4)賣方營業人接收 A0102 後,完成一個開立流程。

電子發票交換需注意資料傳輸安全

透過自建 Turnkey 方式上傳及接收電子發票資訊的企業,可更容易與 ERP 進行整合,不過安裝時必須考慮資料傳輸的安全機制。電子發票系統產生要上傳大平台的 MIG 訊息,系統必須將這些 MIG 檔案傳遞至 Turnkey Server 的指定位置,才能順利上傳。而檔案傳遞機制也必須符合企業資訊安全部門的規範,一般的傳遞方式最常見 FTP、SFTP,或是對資料壓縮及加密處理以符合資安規範,達到傳遞效率。

資通 eGUI 與 Turnkey 間傳輸協定,能配合客戶 Security 政策進行調整(壓縮及加密),使用 SFTP 傳送 MIG File

進項營業人實施交換功能前 應規劃考量內部流程

在實施電子發票交換功能時,不論是採何種方式上傳,都需透過 MIG 資訊傳遞進行資料判讀與後續審查,才能進行回覆(確認或退回)。買賣方都要透過協議訂出規則,才能經由配合機制達到效益及整合。

對於銷項營業人而言,實施交換功能比較容易,只要與客戶(進項營業人)溝通其需求,如 PO No. 等,方便處理進項發票的判讀與確認。但因不同客戶有不一樣的需求,故仍須整體考量,善用 MIG 有限的欄位。對於進項營業人而言,實施交換前,應檢視內部的流程需求訂出交換規則要求供應商配合,考量如下:

  • 進項發票應於有限的 MIG 欄位()中提供雙方議定的規則資訊,清楚確定 PO No. 或窗口處理人員等進項內容。經由規則找到處理人員,並自動發送 Email 通知相關人員,啟動請款流程的程序。所以企業需檢視其內部的請購/採購/驗收流程,要由誰處理及啟動?例如:由 PO No. 找出對應 PO Buyer 啟動請款程序、沒有 PO 的話要怎麼訂…等流程內容。
  • 由內部請款程序做審核時,可以透過 API 方式同步進行回覆「確認/退回」訊息,並連接 AP、GV 達到整合效益。
  • 分批逐步實施 B2B 交換
    1. 依客戶及供應商設定電子發票模式分類:如將客戶區分為 B2C 存證模式、B2B 存證模式、B2B 交換模式。待議妥交換規則後,再將電子發票模式改為 B2B 交換。
    2. 實施先易後難,先進行企業集團的多公司及多稅編內部交換功能,再逐步調整流程。
    3. 依供應商的資訊化程度或重要性,先難後易進行規劃及實施。
註:可放交換的 key 值欄位如下
  • Header:MainRemark(總備註),RelateNumber(相關號碼)
  • Line:Remark(單一欄位備註),RelateNumber(相關號碼)