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【HR 人資忙什麼】徵人、求才、招募管理怎麼做?

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管理大師吉姆‧柯林斯(Jim Collins)在《從 A 到 A+》書中提到,只要「找對的人上車」,公司就能從優秀變成卓越,這成為許多企業招募人才的原則。

大型企業通常有專責的 Recruiter 招聘人員負責人才招募事宜,除了舉辦各種招募活動外,平日也需負責蒐集用人需求、發佈職缺、收集履歷、初步篩選、提供用人主管評估、邀約面試、安排測驗、招待面試人員、安排二次面談、寄發感謝函、履歷資料建檔…等繁瑣作業。而招募來源則可透過校園徵才、人力銀行尋找,或是高階主管由其他管道獲得人才履歷,直接由招募人員建立履歷資料。

HR 人資招募工作在忙什麼?

招募是一項專業又細節繁瑣的工作,Recruiter 如何快速幫主管找到對的人,讓優秀人才在公司發揮所長,是非常重要的目標。

招募人員的日常作業:

  1. 透過電子表單或其他方式取得各單位主管用人需求。
  2. 將人力需求轉為職缺內容,並發佈在公司招募官網,或其他人力銀行、Linkedin 等招募平台。
  3. 匯集來自不同管道的履歷,例如主動投遞職缺、人力銀行配對媒合。
  4. Recruiter 篩選大量履歷後,提供面試名單給用人主管評估,或由用人主管自行篩選履歷,再由 Recruiter 進行面談邀約,並安排測驗試卷及面談時段。
  5. 面談當天接待面試者,請主管或人資進行面談、填寫面談記錄表,或安排第二次面試、第三次面試,而針對 IDL(Indirect Labor;間接人員)及 DL(Direct Labor;直接人員)也有不同的面談記錄表及招募流程。
  6. 若主管或人資拒絕該 Candidate 面試者,則招募人員需發送感謝函。
  7. 若主管及人資欲錄取該 Candidate,則招募人員會聯繫該面試者先前任職的公司進行 Reference Check 資歷查核作業,再次確認錄取資格。
  8. 錄取後進行核敘作業,並通知核薪同事核薪。
  9. 錄取人員履歷資料建檔。
  10. 新人報到時,由負責組織人事資料的同仁將人事資料鍵入 HRM 系統中。

招募人員常見的問題與解決方案

招募作業常見問題 資通線上招募管理系統解決方案
人力需求蒐集,Recruiter 往往要重複人工建檔資料。 與公司的人力需求表單介接,將人力需求單自動拋送至招募系統,並可自動轉職缺內容。
發佈職缺時,Recruiter 需一則一則轉貼至各大人力平台。 可直接在系統中勾選想發佈的管道,透過招募系統自動發佈官網、人力銀行、Linkedin 等。
不同管道的履歷資料,Recruiter 需逐筆篩選與管理。 系統自動蒐集官網、人力銀行的履歷,並可自動媒合職缺、自動分派給用人主管審閱。
整個招募流程的往來溝通信件非常多,不易管理,像是需寄送收到履歷感謝函、邀約意願函、面試通知函、面試後拒絕的感謝函。 招募系統可設定自動發送 Email,例如收到履歷,則自動發出收到履歷感謝函,當拒絕聘用時則發出感謝函等,系統提供約 20 種範本信件情境,可依不同決策發送不同信件,節省 Recruiter 人工作業。
DL 與 IDL 的招募流程與面談記錄不同,Recruiter 需執行兩種不同作業方式。 職缺可設定該職缺為 DL 或 IDL,系統提供兩種面談記錄表,且 DL 流程面談後,可直接錄取或不錄取,簡化 DL 招募流程。
新人報到時,負責組織人事同仁需重複建檔人事資料。 招募系統排程自動與 HRM 系統串接,人事資料自動帶入。
目前人力需求、職缺需求,需靠人工統計,無法即時掌控人力招募狀況。 系統提供 Recruiter 及主管清楚的儀表版(Dashboard)功能,能清楚掌握招募用人狀況,包括需求人數、已經報到人數等資訊。
校園徵才受限於環境,學生填寫紙本資料後,再由 Recruiter 手動輸入。 提供 QR Code 掃描功能,學生直接透過手機掃描 QR Code 輸入履歷資料,不需 Recruiter 花費時間整理。若網路環境不佳,也可提供 Excel 直接匯入履歷。

上述一連串複雜且細緻的招募流程,透過資通線上招募管理系統都可解決 Recruiter 的作業困擾,提升招募品質與效率!