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HR 人資招募在忙什麼?徵人、求才、招募管理怎麼做?

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管理大師吉姆‧柯林斯(Jim Collins)在《從 A 到 A+》書中提到,只要「找對的人上車」,公司就能從優秀變成卓越,這成為許多企業招募人才的原則。

大型企業通常有專責的 Recruiter(招募人員)負責人才招募事宜,除了舉辦各種招募活動外,平日也需負責蒐集用人需求、發佈職缺、收集履歷、初步篩選、提供用人主管評估、邀約面試、安排測驗、招待面試人員、安排二次面談、寄發感謝函、履歷資料建檔…等繁瑣作業。而招募來源則可透過校園徵才、人力銀行尋找,或是高階主管由其他管道獲得人才履歷,直接由招募人員建立履歷資料。

HR 人資招募工作在忙什麼?

招募是一項專業又細節繁瑣的工作,Recruiter 如何快速幫主管找到對的人,讓優秀人才在公司發揮所長,是非常重要的目標。

招募人員的日常作業:

  1. 透過電子表單或其他方式取得各單位主管用人需求。
  2. 將人力需求轉為職缺內容,並發佈在公司招募官網,或其他人力銀行、Linkedin 等招募平台。
  3. 匯集來自不同管道的履歷,例如主動投遞職缺、人力銀行配對媒合。
  4. Recruiter 篩選大量履歷後,提供面試名單給用人主管評估,或由用人主管自行篩選履歷,再由 Recruiter 進行面談邀約,並安排測驗試卷及面談時段。
  5. 面談當天接待面試者,請主管或人資進行面談、填寫面談記錄表,或安排第二次面試、第三次面試,而針對 IDL(Indirect Labor;間接人員)及 DL(Direct Labor;直接人員)也有不同的面談記錄表及招募流程。
  6. 若主管或人資拒絕該 Candidate(面試者),則招募人員需發送感謝函。
  7. 若主管及人資欲錄取該 Candidate,則招募人員會聯繫該面試者先前任職的公司進行 Reference Check 資歷查核作業,再次確認錄取資格。
  8. 錄取後進行核敘作業,並通知核薪同事核薪。
  9. 錄取人員履歷資料建檔。
  10. 新人報到時,由負責組織人事資料的同仁將人事資料鍵入 HRM 系統中。

招募人員常見的問題與解決方案

招募作業常見問題 資通線上招募管理系統解決方案
人力需求蒐集,Recruiter 往往要重複人工建檔資料。 與公司的人力需求表單介接,將人力需求單自動拋送至招募系統,並可自動轉職缺內容。
發佈職缺時,Recruiter 需一則一則轉貼至各大人力平台。 可直接在系統中勾選想發佈的管道,透過招募系統自動發佈官網、人力銀行、Linkedin 等。
不同管道的履歷資料,Recruiter 需逐筆篩選與管理。 系統自動蒐集官網、人力銀行的履歷,並可自動媒合職缺、自動分派給用人主管審閱。
整個招募流程的往來溝通信件非常多,不易管理,像是需寄送收到履歷感謝函、邀約意願函、面試通知函、面試後拒絕的感謝函。 招募系統可設定自動發送 Email,例如收到履歷,則自動發出收到履歷感謝函,當拒絕聘用時則發出感謝函等,系統提供約 20 種範本信件情境,可依不同決策發送不同信件,節省 Recruiter 人工作業。
DL 與 IDL 的招募流程與面談記錄不同,Recruiter 需執行兩種不同作業方式。 職缺可設定該職缺為 DL 或 IDL,系統提供兩種面談記錄表,且 DL 流程面談後,可直接錄取或不錄取,簡化 DL 招募流程。
新人報到時,負責組織人事同仁需重複建檔人事資料。 招募系統排程自動與 HRM 系統串接,人事資料自動帶入。
目前人力需求、職缺需求,需靠人工統計,無法即時掌控人力招募狀況。 系統提供 Recruiter 及主管清楚的儀表版(Dashboard)功能,能清楚掌握招募用人狀況,包括需求人數、已經報到人數等資訊。
校園徵才受限於環境,學生填寫紙本資料後,再由 Recruiter 手動輸入。 提供 QR Code 掃描功能,學生直接透過手機掃描 QR Code 輸入履歷資料,不需 Recruiter 花費時間整理。若網路環境不佳,也可提供 Excel 直接匯入履歷。

上述一連串複雜且細緻的招募流程,透過資通電腦的線上招募管理系統都可解決 Recruiter 的作業困擾,提升招募品質與效率!

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