當企業在日常業務中需要與上下游廠商進行文件交流時，保護機密文件內容成為一個關鍵問題。儘管公司內部可能已經導入了數位版權管理系統（DRM；Digital Rights Management），但在與外部合作夥伴分享文件時，常常需要將文件解密，這可能會增加機密外洩的風險。因此，該如何在保護機密性的同時又能實現有效的文件交流與協同合作呢？
跨裝置數位版權管理 保護外發文件安全
一種有效的解決方案是採用有提供跨裝置的數位版權管理技術。ARES PP（ARES Privacy Protector，隱私保鑣）文件加密軟體能夠在文件傳輸過程中以及儲存期間保持加密狀態，並且只有授權的使用者才能開啟加密文件。這意味著，即使文件需要與上下游廠商進行溝通與協作，也無需完全解密整份文件，因為只有在授權的設備上，具有權限的使用者才能存取文件。這樣一來，即使文件需要在不同裝置之間傳輸或儲存，也能確保文件的安全性，大大降低機密文件外洩的風險。
AI 數位版權管理 抓出異常解密行為
但在業務交流的過程中，一定會有需要把文件完全解密的使用情境，即使不得已需要進行文件解密，也一定要有解密的把關機制，一般常見的機制如下：
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審核流程
透過審核流程通知相關人員進行人為的把關，在過程中會留存相關記錄以利稽核與矯正措施。其缺點為耗時耗力且容易造成人為疏失導致資料外洩。 -
設定解密次數閥值
雖然設定解密次數可以得到初步的管制措施，但即使可以設定解密次數上限，其衍生的問題是「該設定為全域設定或是個人設定，其合理值又為何？」。若為全域設定則缺乏彈性，若為個人設定則作業極其繁瑣，另外，不管是全域設定或是個人設定，要取得合理數值並不容易。 -
人工智慧技術進行異常檢查
ARES PP 導入人工智慧技術（AI；Artificial Intelligence）進行異常檢查的把關，可偵測出使用者申請解密的高、中、低風險。AI 會透過深度學習進行個人化的行為分析，並檢測文件解密過程中是否出現任何不尋常的活動或未經授權的存取行為，如異常的解密行為或異常的文件存取模式等，即時發出警報並採取相對應的防範措施，進一步保障文件內容的安全性和機密性。
建立機密資訊分類制度 強化資安意識
除了技術手段外，有效的管理措施也是保護文件安全的重要組成部分。這包括建立明確的機密資訊分類制度，確保只有授權人員可以存取機敏文件，並定期進行安全培訓和審查，以提高員工對機密訊息保護的認知程度。
綜上所述，透過跨裝置的數位版權管理技術、AI 技術的應用以及有效的管理措施，公司可以在與上下游廠商交流文件時實現高效且安全的溝通。這些措施不僅有助於防止機密外洩，還能提升公司的整體資安水準，確保業務運營順利進行，保持與合作夥伴的良好發展。
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