如何透過GIB系統幫助企業提高關務作業效率
如何提高關務運作效率，是當前加工貿易企業亟待解決的問題；而透過有效管理方式、優化保稅業務流程，解決繁雜的關務作業問題，則是改善企業關務瓶頸化有效手段。
GIB系統(保稅與聯網監管系統/合同核銷管理系統)提供的主要內容，就是圍繞著如何解決現行幾項企業關務作業日益瓶頸化的問題而進行展開的，透過資通GIB系統內建的標准化加工貿易業務流程，並結合企業的實際作業設定，來談企業該如何在GIB系統的導入下，為企業關務提高效率的一次到位服務。
案例一：A企業向我公司諮詢能否解決其關務部門不堪重負
- 進出口報表繁雜、製作週期長。
- 業務量增大導致差錯率大幅度提高。
- 與海關監管商品資訊變更及海關監管處理邏輯勾通不及時導致企業關務作業變動頻繁。
- 進出口作業延誤嚴重，直接影響了企業正常的產品規劃與生產。
顧問在對A企業進行近一個月的詳細訪談後，建議採用資通GIB系統作好切實有效的關務作業流程，將達成如下的功能目標：
- 系統自動採集新增料號，並提示更新備案。
- 系統自動監控深加工(註一)結轉的額度，每日發送報告給相關人員。
- 對保稅設備設定監管期限，提前給出預警。
- 對暫時進出口，修理物品監管期限，到期前給出預警。
- 自動跟蹤退單情況，對超期未退的單證提出預警。
- 報表即時生成，可對關鍵指標設定預警。
- 核銷自動試算平衡，更準確、迅速。
- 作業自動化程度大幅提高、關務差錯率數量級減少。
我們可看到GIB系統所實現的整體功能，包括系統化有效的管理預警處理及時且為關務人員提供準確的資料，讓關務人員避免了高負荷、高出錯率，核銷試算讓企業更精準的獲取平衡台帳。A企業在完成GIB系統上線後提升的績效，大幅節省了緩稅利息、降低與關務相關的人力投入、實現關務作業由人工到電子化作業的轉換。
案例二：B企業諮詢能否解決其關務部門作業低效混亂
- 備案作業繁雜，極易出錯，備案資料海關審核不過，致使反覆作業嚴重影響後續報關作業。
- 進出口作業人員工作量居高不下，出錯率很高。
- 與海關資訊變更脫節，無法獲取最新的資訊。
- 企業內部關務作業流程不清晰，導致作業無法跟蹤，問題不能有效解決。
- 補稅核銷資料獲取錯誤很多。
顧問在對B企業進行訪談調查研究後發現，企業最大的問題在於企業內部關務作業流程混亂，人工紙質化作業導致人為出錯率居高不下，企業內部產品生產工序繁雜、料件使用變更頻繁，導致企業無法使用BOM表備案而使用工單做產品備案，致使人為作業在一定程度上影響了資料的準確性及通關的時效性。建議採用資通GIB系統作好切實有效的關務作業流程，將達成如下的功能目標：
- 系統自動獲取最新的工單資訊，並處理新增料件，提示更新備案，系統採用工單備案的模式做產品備案。
- 進出口作業在GIB系統中採用導入的模式，根據報關時資料處理的規則自動進行資料拆分合併。
- 系統自動對補稅資料按照批號原則折料進行準確的保稅料件補稅作業。
- 提供多種報表，包括核銷正差值，負差值報表，進出口平衡台帳(註二)等報表以説明客戶分析企業庫存資料與進出口資料差異。
- 設特定模組的審核許可權，以區分關務作業權責。
- 使用發送報文的方式直接由GIB系統發送通關資料至海關EDI平臺審核，避免了多套系統頻繁切換，資料重複錄入，快捷化了人工作業更加智慧。
在以上功能完成後，GIB系統已經取代了傳統的人工作業而轉化為專業的電子化關務系統，解決了B企業一直混亂的關務作業流程，電子化的關務系統使得人為干預資料的可能性降低，保證了資料的準確性，由於結合了當地海關的作業模式使用了發送報文的方式而便捷化人工作業。
B企業完成GIB系統上線後所提升的績效表現在：1.大大降低關務相關的人力投入工時；2.降低了核銷差異，從而節省了內銷補稅、緩稅利息及核銷盤虧補稅緩稅利息；3.快捷化的與海關系統聯接。
系統特色
GIB在實施多家企業後，已獲得多家企業關務作業處理的寶貴經驗並能熟悉應對多個關區海關作業方式，並具有以下的系統特點：
- 擁有最新的關務資料，可以使跨部門資料透明化，企業在海關稽核時則有正確的資料應對。
- 使用全面的帳冊管理，可以支援跨關區與多帳冊的作業方式，説明企業將多組織/廠房的帳冊資料整合。
- 便捷的備案資料管理，提供多種海關備案方式，説明企業複雜料件/BOM表，簡單化管理。
- 完善的進出口作業流程，提供多種進出口流程管理機制，使得企業獲得清晰的單證資料和報關費用明細報表。
- 個性化的表單作業，可以自訂並快速生成表單，使企業減少人力投入，並保證正確性。
- 詳實的保稅庫存，系統自動計算實際與理論庫存差異，方便企業保稅庫存盤點與物料管理。
- 精準的核銷作業，系統提供多種類比核銷計算方式，使企業知道核銷差異，以因應海關監管。
- 準確的補稅作業管理，系統快速計算補稅金額與差異，使企業減少不必要的補稅金額以節省成本。
- 細緻的設備管理，系統提供保稅設備免表(註三)管理，説明企業於設備的投資更優化。
- 彈性的系統架構，GIB系統可與各不同 ERP系統結合，保障企業快速上線與可維護性。
我們相信一套提高效率的GIB系統實施後，能降低企業的營運成本，協助企業將關務瓶頸轉化為企業發展的競爭優勢。
- (註一)深加工：類似廠內料件送到區內其它廠商加工或跨區其他工廠代為加工復出口的活動。
- (註二)平衡台帳：是記錄企業的料件、成品…等，進、出、生產、報廢等的綜合帳本，企業有、海關也有，造成企業補稅常說的也就是企業與海關料帳不符。
- (註三)免表：即企業機臺設備的免稅證明，需向海關申請，有金額和年份的限定。
