產品特寫

淺談 HR 軟體與個人績效

卞有飛 卞有飛

現代社會是一個資訊化的時代,工作節奏越來越快,怎樣來衡量工作的效率和成果?是很多人在思考的問題,因此績效管理成為很受大家歡迎的詞彙。

作為一名HR軟體導入顧問,同時有協助幾家企業導入資通HCP專案經驗,想和大家簡單討論一下在HR軟體專案中,軟體導入與個人績效的關係。

專案在導入過程中,會碰到很多的問題。這些問題需要顧問與專案PM、使用者協調解決。對於PM來說,一個專案是否在成本預算之內?是否按時上線?系統是否為公司節省了人力?是否提高公司管理水準…等,這些都是他們關注的問題。對使用者來說,他們的績效從何處展現呢?在HR軟體專案導入之前,使用者是很有興趣的(一般會是HR人員)。可以想像,用人工紙上作業或者簡單的辦公軟體進行幾千人甚至上萬人的人事、出勤、薪資管理,這樣的工作效率並不高,而且其中重複的工作比較多。自己花了很多的時間和精力,得到的與付出的不成正比,這是大多數HR的困擾。現在用智慧的軟體來替代之前的手工作業,相信每個使用者對它的的期望值很高。

在專案導入的過程中,我們都會對使用者進行教育訓練,包括系統參數和操作流程。這個時候我們會建議使用者盡量全程都參與,因為一套HR軟體給他們帶來的不僅僅是作業上的方便,更是一個HR管理理念。這些理念和管理方式都是經過了很多家知名企業幾十年,甚至更長時間的人事管理實踐後得到的。能掌握這些內容,自己肯定會有一個不小的提升。但此時我們常碰到的問題,就是使用者通過對系統操作的初步瞭解,可能會產生自己心裡期望值的落差。原因有二:一是由於第一次接觸我們的HR軟件,自己以前養成的作業方式都需要改變,由此帶來對系統的抵觸。二是用系統進行作業時,所有的原始數據、資料必須是完整的、真實的,而這些數據都不容易收集,且之前人工作業時,對這些數據的要求並不是那麼嚴格。

在專案正式上線後,所有的流程都已經確定了,這些操作流程都是很適合使用者的工作流程。而使用者的工作一般也都會放在基本資料、考勤、薪資資料的收集上,這個時候如果原始資料比較齊全也較準確,HR系統也會提升使用者的工作績效。相反,如果資料不全又不準確,那麼後續返回的工作將是使用者最頭痛的事情,這樣也影響了工作效率,降低了績效。

總之,用HR系統的目的在於提升公司管理水準,減少成本。而使用者是這個系統的直接操作者,他們工作質量直接影響到HR系統的效果。對於使用者來說,HR系統可以減輕但並不直接等於減輕工作量、提高工作效率,而是需要使用者掌握HR理念,同時養成嚴謹的工作態度,這樣HR系統的功效和使用者的績效才能相輔相成,達到共贏的結果。