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如何選擇對的 ERP 系統?

羅健豪 羅健豪

不管是原有系統過於老舊,或是為了因應政府對於 IFRS 的要求,對資訊部門來說,今年可稱是 ERP 系統天翻地覆的一年。不過坊間有如此多種的 ERP 系統,從架構龐大(同時也所費不貲),到各類可自行安裝的套裝軟體,究竟企業該如何選擇與評估呢?

套裝或客製

ERP 系統對於現今資訊化的企業來說,是相當重要的核心系統,不管是生產製造、採購銷售、出勤管理或是財務核銷等,都要透過 ERP 系統彙整管理。但是怎樣才算是一套好的 ERP 系統?平心而論,任何可以在市面上看到的 ERP 系統都不會有太大的問題或缺點,但真正的關鍵在於是否能夠符合企業使用需求。

套裝軟體類的 ERP 系統,就很適合企業規模小、沒有太多預算可以花費,同時也缺乏專業人才可以協助維護系統的小型或微型企業。好處是隨裝隨用,不需要太多客製化開發;缺點是功能受到軟體開發商的進度限制、可能在需要的時候發現缺乏某關鍵功能,只能等待大多數客戶共同反應才會推出。

客製化的 ERP 系統則能夠依據企業需求量身訂做,提供最完整的應用程式與功能支援。軟體開發商除了預先設計各種常見功能與解決方案之外,還可以依據客戶需求,客製化開發特定功能,以滿足企業所需。但相對的,在導入過程中,需要耗費相當多時間,不但需要與各個部門開會商討功能,還需要驗證所開發的功能是否安全、正確與適用,需要耗費相當多的費用與時間。

既然各有利弊,企業究竟該如何挑選適合自己的 ERP 系統?如果企業已經決定要導入或更換 ERP 系統,就應該要組成 ERP 專案小組,其中建議包含財務、行政與資訊三大部門的主管。因為 ERP 系統雖然隸屬於資訊部門之下,但其功能與各個環節都是緊扣住企業流程,而且與財務息息相關。在如此狀況之下,不能僅由資訊部門負責,否則容易造成流程錯誤、功能缺失甚至是規劃錯誤;在推動的時候,也很容易發生阻礙,影響整體專案推動進程。

ERP 的管理權

不得不否認,ERP 系統已經成為現今企業掌控並管理整體營運、組織架構甚至是財務規劃的重要系統,但是 ERP 的管理權該是屬於誰?建置時候又是應該由誰為主?這其實也會影響到對於即將導入的 ERP 系統的選擇。

為什麼會這樣說呢?因為 ERP 與企業內部各個部門都有相當緊密的關連,同時又掌控了關鍵業務的流程,無論以哪個部門為主,都難免會有疏失及遺漏之處。但仔細觀察現今許多企業,在導入 ERP 專案時,往往都是以高層下令,而資訊部門負責執行相關導入業務。其原因無他,就是因為 ERP 是「資訊系統」…。

根據筆者的經驗與觀察,由資訊部門主導整個 ERP 專案進行是相當具有危險性的,因為資訊部門的位階通常人微言輕,因此在需要整合其他部門的能量時,會受到一定的障礙;同時對企業內部來說,資訊部門屬於後勤角色,其優先順序也會降低許多。

如果要選擇一套正確且適合企業使用的 ERP 系統,自然少不了資訊部門的專業建議,但是在導入之前,公司高層主管應該要有所體認,責成各部門主管或代理人共同組成導入專案團隊。這是因為在 ERP 導入之前,就需要先行了解各部門對於 ERP 的需求,並且有效規劃並提出相關修正的建議事項,而後依據其決議與廠商討論並選擇最適切的產品。

因此,這個專案團隊中一定要有對公司流程與架構相當熟悉的資深員工,同時要橫跨各個單位,其權限也需要達到一定位階以上,這樣才能夠讓命令及改變之緣由。有效地傳達到各部門員工耳中,避免有任何疏失或遺漏的產生。

並且由這群了解企業內部組織架構及文化的團隊,才能夠在選擇 ERP 系統時有最客觀且確實的評估,避免因為錯誤決策而造成更多的問題與支出產生。