本月焦點

人力銀行招募系統做不到,招募人員很困擾的6件事

一、我想要…建置自己的人才庫,不受人力銀行履歷筆數限制

會議上,人資處長分享一則小故事,說明為何企業一定要建置自己的人才庫?

某天,公司很優秀的行銷人才提了辭呈…人資處長不解地問道:「我們也算是趨勢往上、很有前景的大公司,公司給的待遇及福利極佳,難道公司有虧待你嗎?」行銷人才回答:「公司對我很好,但是三年前我曾經投遞 T 公司的履歷,沒想到現在竟然接到 T 公司的面試機會,於是一路過關斬將,取得了夢想中的職位。」

大部分的招募人員想要建置企業內部的招募系統,第一件事就是人力銀行幾乎都按履歷筆數收費,儲存人才履歷筆數受限,雖然花很多時間邀約、面試,但是卻因為筆數限制,人才歷程紀錄不得不歸零,故很難將人力銀行招募系統的人才庫再次利用。

二、希望擁有求職者相關資訊

如果企業內部建置我們自己的人才庫,當履歷再次利用時,就想看看之前邀約狀況、面試狀況,瞭解當時的面談記錄表、曾經應徵過公司哪些職缺?希望凡走過的每一筆軌跡都留下,便於觀看該求職者的全貌、還有當時主管的看法等,幫助 HR 人員全盤了解並判斷人才是否合適。

三、老闆想知道招募 KPI,只能人工 Excel 整理,我快瘋了

人力銀行招募系統不能客製報表,每次製作招募績效報表,都需將數據資料一筆一筆人工複製到 Excel,再設定公式整理量化表格,不僅作業時間冗長,還容易影響日常排定的招募作業、整理複雜的 KPI、計算每一個人力需求的 Cycle Time,工作量吃緊繁重。

四、招募流程 e 化,人員報到時將求職者資料整合人資系統

當求職者錄用報到,報到當天招募人員必須先手動建檔人事基本資料,需做欄位仔細比對,再將資料逐一建檔至人資系統。而招募系統可自動將履歷及人事資料自動匯入人資系統,省去重複建檔時間,HR 可更專注幫各單位主管找到合適候選人。

五、需大量發送 Email 提醒,招募流程細節多,希望可以自動化

  • 主管會請招募人員邀約求職者,若聯繫不到就需另外發送「面試意願書」。
  • 邀約成功後,需發送「面試通知信」給求職者及主管。
  • 面試時間更改也需發送「面試時間更改信」給求職者及主管。
  • 未錄取者需依據人員狀態考量是否立即或稍後發送「感謝函」。
  • 主管未錄取面試者,需要回覆不錄取原因。
  • 核敘流程需通知內部人員進行核敘或核薪。
  • 錄取流程跑完,需發送「錄取通知」。

招募人員面對龐雜的作業流程及通知信件,稍不注意就容易遺漏待辦事項。如果有招募系統能將流程統一管理,每一關卡的候選人羅列清楚,並設定系統自動發送 Email,便可確保聯繫事項不遺漏。

六、公司購買的這些人力銀行,老闆想知道招募績效

公司招募來源可能是各大人力銀行、Head Hunter、官網、Facebook、Linkedin、各聘僱公司、內部員工推薦…等,若需要分析各招募管道帶來的成效,但各人力銀行資料不能互相串接,無法統整;若要知道人力來源績效則需依報到人員登錄的細項,再透過人工 Excel 計算,曠日廢時。

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