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如何一鍵將薪資條發送到員工信箱

潘祥民

對人資（HR）部門而言，將每個月的薪資條交付到每個員工的手上，是一項重要且無法省略的工作。資通電腦 HCP（Human Capital Planner；人力資產規劃系統）中，包含著許多強大的功能，而其中就提供一個簡單方便又快速的做法，讓 HR 同仁可以輕而易舉的完成這件工作。

HCP 一條龍式薪資發送流程

當 HR 同仁每個月做完薪資結算以及銀行轉帳日建檔與維護後，就可以透過薪資條程式，將篩選出來的人員資料，透過 HCP 的發送郵件功能，將每個篩選出來的人員薪資條，發送到該人員的郵件信箱中。

因為薪資條是屬於個資法保護範圍，因此必須經過密碼加密後，才可以透過郵件伺服器將加密後的文件寄發給使用者，避免郵件被攔截而導致個資外流。

HR 同仁可以透過 HCP 的系統參數設定，選擇要使用哪種方式對薪資條檔案進行加密（如有其他的加密方式，需要進行客製）。而員工薪資條密碼的部分，HR 同仁一樣可以透過 HCP 系統中的附件密碼規則來設定加密檔案密碼。除了員工薪資條以外，扣繳憑單以及福利金扣繳憑單也可以透過相同的方式進行加密。

關於發送給同仁的薪資條郵件內容， HR 同仁可以透過 HCP 中的報表郵件內容程式來定義。而郵件內容可以使用變數代替，讓每一封郵件的內容自動帶出收件人員工的資料，例如：員工工號、員工姓名…等。

HCP 會將薪資條郵件設定變數的部分，自動帶入員工的相關資料。

HCP 的電子薪資條功能可協助人資單位解決薪資發送的資安與派送問題，大幅降低人力耗損、機器設備與時間上的浪費，提升薪資條發送的即時性與正確性，真正達到企業 e 化的最大效能。