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問題釐清範例：ERP顧問的差異化分析能力
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下面列舉兩個用戶端的需求範例，來說明ERP顧問師如何釐清問題：
- 範例一：產品管理可特定費用攤提，並依生產數量(可對應訂單報價系統)或期間管理或人工輸入條件值管理，可產生未攤提完成報表
- 範例二：電子資料如對帳單的轉入功能？
問題釐清
從上面的文字表達，實在很難瞭解使用者的需求是什麼？！這是ERP顧問常常會碰到的問題，你必須在一秒鐘之內完成下列事項：
- 整理思緒，判斷問題的關鍵字，準備發問
- 發問方式必須能夠引導使用者的原始需求
- 快速對應系統功能，並向使用者說明
- 釐清差異的地方
- 提出調整方案，或全新架購系統I/P/O(輸入/處理/輸出)流程
- 尋求共識與結論
解題範例一
| 顧問發問 | 使用者回答 |
|---|---|
| 特定費用比如是什麼費用？ | 比如模具費 |
| 攤提到哪裡？ | 銷售單價 |
| 生產數量(對應訂單)所指為何？ | 比如每銷售1PCS，單價加收1元模具開發費用，加收到10萬PCS為止 |
| 期間管理所指為何？ |
如上說明，但是客戶必須於兩年內訂購滿10萬PCS，否則期滿時，得向客戶收取差額的模具開發費用 |
| 歸納後使用者的需求 | 系統對應 |
|---|---|
| 銷售單價控管 | 銷售單價設定作業 |
逾期查詢 |
逾期請款查詢作業 1.可查詢已到期，但累計下訂量未達數量區間上線者 2.需可以計算出需要請款的金額，合約編號…等等資料 3.可以標示已請款過的相關紀錄，於下次查詢時，可以不用再出現 |
| 逾期請款作業 |
其他類(勞務類)收入建檔 |
解題範例二
| 顧問發問 | 使用者回答 |
|---|---|
| 客戶對帳單電子檔為何需要轉入ERP系統? | 作為請款使用，必須By到料號請款 |
| 所謂請款指的是開發票向客戶請款嗎? (發票有By到料號，立沖帳資料的Key只到出貨單號) | 是的，我們的貨送到客戶端後，必須經過客戶驗收確認後才會給我們對帳單，我們必須依照對帳單的明細開發票請款 |
| 一般來說是隨貨附發票、月結開發票、以及驗收後開發票；驗收後開發票又分為依我方出貨單逐張驗收，或所謂的VMI、HUB倉、寄賣倉的做法，是依據客戶實際需要領料驗收後才開發票，目前我們是哪一種? |
我們屬於VMI、HUB倉、寄賣倉的做法，等客戶實際需要領料驗收後才開發票 |
| 歸納後使用者的需求 | 系統對應 |
|---|---|
| VMI倉的庫存管理 | 1.以訂單(S/O)轉調撥單，由總倉調撥VMI倉 |
對帳單請款 |
1.依據上述出貨單開出發票請款 |
結論
身為ERP顧問，必須有十八般武藝，可以快速聽懂、釐清客戶的需求，並提出對策。對策又包含應用到現有系統功能即可達成、或最小調整可達成、或全新架構I/P/O作業流程。在這些訪談過程中，同時展現你的專業，取得客戶信任，專有名詞的運用，如IQC的計量值、計數值，如有效工時、除外工時，如生產計劃的Make-To-Stock (MTS)、Make-To-Order(MTO)…等等專有名詞的運用或說明，都有助於你取得客戶的信任，縮短雙方溝通的阻礙。
除了上述專業與顧問的能力之外，顧問的EQ管理，也是非常重要的一環，如何控制情緒、運用情緒，鼓動氣氛以達成某一種目的，都是顧問的方法之一。尤其，顧問必需有面對內部長官質疑的抗壓力，一切的挫折莫過於內部的挫折。沒有人天生下來就是顧問，不論內外部的挫折，顧問要有從挫折(過錯)中學習成長的能力。以上提供給有志於從事ERP顧問工作的朋友，你準備好要開始了嗎？
