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問題釐清範例:ERP顧問的差異化分析能力

ERP 達人 ERP 達人

下面列舉兩個用戶端的需求範例,來說明ERP顧問師如何釐清問題:

  • 範例一:產品管理可特定費用攤提,並依生產數量(可對應訂單報價系統)或期間管理或人工輸入條件值管理,可產生未攤提完成報表
  • 範例二:電子資料如對帳單的轉入功能?

問題釐清

從上面的文字表達,實在很難瞭解使用者的需求是什麼?!這是ERP顧問常常會碰到的問題,你必須在一秒鐘之內完成下列事項:

  • 整理思緒,判斷問題的關鍵字,準備發問
  • 發問方式必須能夠引導使用者的原始需求
  • 快速對應系統功能,並向使用者說明
  • 釐清差異的地方
  • 提出調整方案,或全新架購系統I/P/O(輸入/處理/輸出)流程
  • 尋求共識與結論

解題範例一

顧問提問;由關鍵字釐清問題,瞭解原始需求
顧問發問 使用者回答
特定費用比如是什麼費用? 比如模具費
攤提到哪裡? 銷售單價
生產數量(對應訂單)所指為何? 比如每銷售1PCS,單價加收1元模具開發費用,加收到10萬PCS為止
期間管理所指為何?
如上說明,但是客戶必須於兩年內訂購滿10萬PCS,否則期滿時,得向客戶收取差額的模具開發費用
顧問提出對策:系統對應方式與調整方案
歸納後使用者的需求 系統對應
銷售單價控管

銷售單價設定作業
1.依據料件+客戶設定單價
2.可以設定單價有效起迄日期(如兩年)及累計下訂數量區間(如0-10萬PCS)的單價(有加收分攤模具費的單價)
3.另外可以設定不在上述條件之下的單價


逾期查詢
逾期請款查詢作業
1.可查詢已到期,但累計下訂量未達數量區間上線者
2.需可以計算出需要請款的金額,合約編號…等等資料
3.可以標示已請款過的相關紀錄,於下次查詢時,可以不用再出現
逾期請款作業
其他類(勞務類)收入建檔

解題範例二

顧問提問;由關鍵字釐清問題,瞭解原始需求
顧問發問 使用者回答
客戶對帳單電子檔為何需要轉入ERP系統?

作為請款使用,必須By到料號請款

所謂請款指的是開發票向客戶請款嗎? (發票有By到料號,立沖帳資料的Key只到出貨單號) 是的,我們的貨送到客戶端後,必須經過客戶驗收確認後才會給我們對帳單,我們必須依照對帳單的明細開發票請款
一般來說是隨貨附發票、月結開發票、以及驗收後開發票;驗收後開發票又分為依我方出貨單逐張驗收,或所謂的VMI、HUB倉、寄賣倉的做法,是依據客戶實際需要領料驗收後才開發票,目前我們是哪一種?
我們屬於VMI、HUB倉、寄賣倉的做法,等客戶實際需要領料驗收後才開發票
顧問提出對策:系統對應方式與調整方案
歸納後使用者的需求 系統對應
VMI倉的庫存管理

1.以訂單(S/O)轉調撥單,由總倉調撥VMI倉
2.依據客戶驗收的對帳單產生出貨單
 (規劃電子對帳單轉成出貨單的方式)


對帳單請款
1.依據上述出貨單開出發票請款

結論

身為ERP顧問,必須有十八般武藝,可以快速聽懂、釐清客戶的需求,並提出對策。對策又包含應用到現有系統功能即可達成、或最小調整可達成、或全新架構I/P/O作業流程。在這些訪談過程中,同時展現你的專業,取得客戶信任,專有名詞的運用,如IQC的計量值、計數值,如有效工時、除外工時,如生產計劃的Make-To-Stock (MTS)、Make-To-Order(MTO)…等等專有名詞的運用或說明,都有助於你取得客戶的信任,縮短雙方溝通的阻礙。

除了上述專業與顧問的能力之外,顧問的EQ管理,也是非常重要的一環,如何控制情緒、運用情緒,鼓動氣氛以達成某一種目的,都是顧問的方法之一。尤其,顧問必需有面對內部長官質疑的抗壓力,一切的挫折莫過於內部的挫折。沒有人天生下來就是顧問,不論內外部的挫折,顧問要有從挫折(過錯)中學習成長的能力。以上提供給有志於從事ERP顧問工作的朋友,你準備好要開始了嗎?