網路上流傳一則笑話：「成功推動數位轉型的，不是 CTO、CIO，也不是 CEO，而是 COVID-19。」
根據《商業週刊》「台灣企業數位轉型現況」的調查(註1)，2021 年有七成五的民眾實施過分流、批次上班制度，也有二成五的企業實施遠距上班。但是，許多企業卻缺乏完善的配套措施，這顯示大多數企業尚無法跟上數位轉型的腳步。
以下介紹如何透過 HCP 協助 HR 同仁面對遠距工作達成數位轉型，讓企業擁有更好體質、永續獲利發展。
一、遠端線上打卡、考勤異常警示
依勞基法第 30 條第 5 項規定，即使異地辦公、遠距工作或居家工作，雇主仍有備置出勤紀錄之義務，此時 HCP ESS（Employee Self Service；員工自助服務平台）的線上刷卡、加班、請假…等線上申請與簽核功能，便能輕鬆解決出勤記錄的難題。此外，透過 HCP 工時異常警示功能，管理者可接收到員工出勤異常或出勤超時（異常加班）的通知，不僅有效掌握員工出勤狀況，也能關心員工工作狀態。
二、週期性補發扣功能，提升結薪效率
除了工時記錄的挑戰外，企業 HR 可能需要面臨與薪資相關的作業調整，例如因為無通勤或停車的事實，暫時停止交通補助或停車位租金扣款；然而一旦疫情趨緩恢復上班時，相關費用卻又需要同步恢復發放或扣款。這時便是 HCP 的週期性補發扣作業功能派上用場的好時機，可針對個別員工的個別薪資項目設定好發放或扣款的有效日期區間，便不用擔心會出現溢發、短給或漏扣款的情形。
就以交通補助來說吧，假定 2021.05.16 ~ 2021.10.15 居家工作期間不發給交通補助，這時不需要更動原本的薪資結構或重新核定薪資，只要在週期性補發扣作業簡便的增加一筆生效期間 2021.05.16 ~ 2021.10.15 的補扣交通補助設定，每月扣款 1,800 元，破月時按日曆天每日扣款 60 元。如此一來，在週期性補發扣生效期間進行結薪作業時，都會自動扣減交通補助直到截止日止，是不是非常便利呢！
三、彈性開假與假扣設定，系統自動管控員工請假資訊
另外一個讓 HR 同仁頭疼的問題，要算是疫情期間衍生出的各種假別：防疫照顧假、防疫隔離假、疫苗接種假、無薪假…等，有扣薪的、不扣薪的；光是弄懂假別規則與設定就夠 HR 手忙腳亂的了，加上又有若企業願意將扣薪的假別進行給薪就可以加倍扣抵所得稅額的規定，大大提升 HR 作業複雜度！
好在 HCP 的優勢就在於參數設定，HR 只需自己新增假別代號與名稱，例如「防疫隔離假（公）」、「防疫隔離假（扣薪）」，搭配特別假開假設定（符合資格者才能申請相關假別），以及是否扣款與扣款比例的假扣設定，就可由系統代勞管控員工請假天數上限與期限，以及計算請假扣款。
四、出勤報表查詢功能，迅速查找防疫/接種假給薪證明
若是企業給予員工在非雇主原因需隔離期間，或是疫苗接種假、防疫照顧假等不支薪請假期間之薪資，當要提供文件申請扣抵加倍所得稅時，就可善用 HCP 內建的多支出勤報表查詢相關資料，筆者個人十分推薦使用「請假資料查詢（出勤訊息）」，可直接以日期區間搭配假別代號查詢，非常便捷快速。
此波遠距辦公風潮對 HR 系統的要求，正是 HCP 能滿足企業將工作流程數位化，透過彈性參數因應企業內外部環境需求，增進人資工作效率的數位優化功能，聰明如您，還不快來試試？
註1：商業周刊與台灣微軟進行「台灣企業數位轉型現況」調查，勞資真心話大調查 - 直擊台灣企業數位轉型現況
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