讓我們大略把費用的發生分為幾個類型或階段，並個別說明會計分錄與在 ERP 系統的入帳方式。
暫估應付費用：
例如：12 月份的水電費通常會在 1 月份才收到帳單，為了符合“權責發生制”以及實際月加權成本計算的正確性，我們可以在 ERP 總帳系統切立 12/31 傳票：借 水電費 10,000 元、貸 暫估應付費用 10,000 元
並立即透過總帳傳票功能，複製迴轉傳票在 1/1 ：借 暫估應付費用 10,000 元、貸 水電費 10,000 元
待收到 12 月份的帳單時，透過費用申請流程，於會計審核後切立 1 月份傳票：借 水電費 10,100 元、借 進項稅額 505 元、貸 應付費用 10,605 元
其中短溢估的費用則歸為請款月份的費用，例如：上例 12 月短估 100 元，這100 元則歸為 1 月份費用。
預付費用：
是指企業已經支付，但本期尚未受益或本期雖已受益，但受益期涉及多個會計期間的費用（我們將在下一段落說明遞延費用）。例如：我們向廠商訂購貨品或服務時，假如廠商要求支付訂金 30% ，則於 ERP 系統填寫預付費用申請單；申請單經會計單位審核後切立傳票：借 預付費用 30,000 元、貸 應付費用（訂金30%） 30,000 元
於費用發生並完成驗收時，填寫費用申請單，於會計單位審核並沖銷預付費用後切立傳票：借 費用 100,000 元、借 進項稅額 5,000 元、貸 預付費用 30,000 元、貸 應付費用（訂金70%） 75,000 元
上例中的預付費用發票是在驗收時才一併開立，假如發票也分兩階段開立則預付傳票分錄如下：借 預付費用 30,000 元、借 進項稅額 1,500 元、貸 應付費用（訂金30%） 31,500 元
驗收與沖銷傳票如下：借 費用 100,000 元、借 進項稅額 3,500 元、貸 預付費用 30,000 元、貸 應付費用（訂金70%） 73,500 元
另一種更特殊的情況：預付時連稅額都預付了，但是廠商的發票是在驗收時才一次開立的，此時 ERP 系統的對應方式為何？
製單別物料需求展開拋轉請購單（P/R）或採購單（P/O），由銷售訂單拋轉製造命令（M/O），或由現有製造命令展開多階的子階需求，經人工審核確認後拋轉請購單或採購單。適用於訂單式的生產型態。
遞延費用（預付費用、待攤費用、未攤銷費用）：
例如： 1 月份資訊部門購置資訊軟體，經會計部門審核切立傳票為：借 遞延費用 360,000 元、借 進項稅額 18,000 元、貸 其他應付款 378,000 元
並依照攤銷月數切立攤銷傳票，例如：分36個月攤銷，則每個月攤銷分錄如下：借 各項攤銷 10,000 元、貸 遞延費用 10,000 元
假如這項軟體費用需要由多的部門分攤，則於上述傳票之後，可依照部門分攤群組的設定，緊接著產生下列分錄：借 製－各項攤銷 2,000 元、借 銷－各項攤銷 2,000 元、借 管－各項攤銷 2,000 元、借 研－各項攤銷 2,000 元、貸 各項攤銷 10,000元
實際費用發生：
這是最一般的當月費用當月申請流程，又可以細分為：a. 直接費用申請 / 報支，例如：公司規定 5,000 元以下可以直接報支。b. 必須走請購、採購、驗收的費用申請流程，例如：公司規定 5,000 元以上。c. 出差報告單的費用申請，與出差申請單有關的費用報銷。d. 個人所得（執行業務所得）的費用申請，與年底扣繳憑單有關的費用報銷。e. 零用金申請，撥補制的零用金管理。
上述各項費用的估列時機、申請時點、認列月份等等，與費用的報銷流程往往會產生交錯並列與同時發生的情形，資通電腦的 ArgoERP 一向秉持內稽內控原則，從費用申請、發票登錄、會計憑證審核、預付沖銷、費用分攤…等等，到系統自動傳票引擎產生傳票、拋轉正式傳票等一貫作業一氣呵成。
